13/1991. (XI. 26.) IM rendelet

a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról

A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 193. §-ában kapott felhatalmazás alapján a következőket rendelem.

ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK

(A Ktv. 9. §-ához)

1. § (1) A közjegyző a közjegyzői irodában foglalkoztatott ügyviteli alkalmazottat a munkaszerződés megkötésekor köteles titoktartásra kötelezni.
(2) A munkaszerződés megkötése előtt az alkalmazottat a titoktartási kötelezettség lényegéről és megszegésének következményeiről részletesen tájékoztatni kell, és az erről szóló okiratot a munkaszerződés mellett meg kell őrizni. A tájékoztatásnak arra is ki kell terjednie, hogy a titoktartási kötelezettség a munkaviszony megszűnése után fennmarad.
(3) E § a munkavégzésre irányuló megbízási szerződés alapján a közjegyzőnél tartósan vagy esetenként munkát végző megbízottra megfelelően irányadó.

(A Ktv. 10. §-ához)

2. § (1) A közjegyző és az állandó helyettese köteles az illetékes területi közjegyzői kamara (a továbbiakban: területi kamara) elnökének felhívására működésének megkezdése előtt igazolni a felelősségbiztosítás megkötését.
(2) A felelősségbiztosítás folyamatos fenntartását a területi elnökség bármikor ellenőrizheti.

A KÖZJEGYZŐI SZOLGÁLAT KELETKEZÉSE ÉS MEGSZŰNÉSE

(A Ktv. 18. §-ához)

3. § (1) A területi elnökség köteles a pályázati hirdetményt legkésőbb a pályázati határidő lejártát megelőző 15. napig közzétenni az Igazságügyi Közlönyben és egy országos napilapban. A hirdetményben a pályázati határidő utolsó napját naptár szerint kell meghatározni.
(2) A pályázatot ahhoz a területi elnökséghez kell benyújtani, amelyik azt közzétette. A pályázathoz mellékelni kell a Ktv. 17. §-ában foglalt kinevezési feltételek fennállását igazoló okiratok hiteles másolatát.
(3) Ha a pályázó közjegyző vagy közjegyzőhelyettes, pályázatát, a működése szerint illetékes területi elnökségnél kell benyújtania, amely gondoskodik a továbbításáról.
(4) A területi elnökség határozathozatala után beérkezett pályázatot az elbírálásnál figyelmen kívül kell hagyni.
4. § (1) A területi elnökség a pályázati határidő leteltétől számított 30 napon belül a pályázatokat elbírálja, kinevezési javaslatot készít, és azt felterjeszti az igazságügyminiszterhez.
(2) A pályázatok elbírálásánál figyelembe kell venni a pályázó alkalmasságát a közjegyzői állásra, így
a) gyakorlati ismereteit, különös tekintettel a közjegyzői hivatás gyakorlásához szükséges ismeretekre és képességekre;
b) szakmai és tudományos eredményeit, nyelvismeretét;
c) életvitelét, erkölcsi és anyagi megbízhatóságát.
5. § (1) A kinevezési javaslatnak tartalmaznia kell:
a) valamennyi pályázó összesített adatát;
b) azt, hogy a pályázók közül a területi elnökség kiket tart alkalmasnak az állás betöltésére;
c) sorrendben annak a 3 alkalmas pályázónak a nevét, akinek kinevezésére a területi elnökség javaslatot tesz;
d) a javaslat indokait.
(2) A területi elnökség a kinevezési javaslathoz csatolja:
a) a pályázat szabályszerű meghirdetését igazoló iratokat;
b) a beérkezett pályázatokat, mellékleteikkel;
c) ha a pályázó közjegyző vagy közjegyzőhelyettes, az illetékes területi elnökség által készített minősítésüket a pályázó alkalmasságáról, közjegyzői, közjegyzőhelyettesi gyakorlatának időtartamáról és eddigi munkájáról; a minősítést az 1. számú mellékletszerinti nyomtatványon kell közölni;
d) ha rendelkezésre áll, a korábbi munkáltató vagy a felügyeletet gyakorló szerv által készített minősítést (ajánlólevelet).
6. § Az igazságügyminiszter a közjegyzői állást a területi elnökség által javasolt 3 jelölt egyikének kinevezésével tölti be.

(A Ktv. 21. §-ához)

7. § (1) A közjegyző a hivatalba lépését megelőzően a területi elnökségnek jóváhagyás végett bemutatja bélyegzőjének lenyomatát, és bejelenti irodája címét. A területi elnökség ellenőrzi, hogy a közjegyző irodája a hivatás gyakorlására alkalmas-e.
(2) A közjegyző körbélyegzője közepén az állami címert, köriratként a közjegyző nevét, székhelyét és a „közjegyző” szót tartalmazza.
(3) A bélyegző jóváhagyása és az iroda alkalmasságának megállapítása után a közjegyző kéri a területi kamara székhelye szerint illetékes Fővárosi Bíróság, illetőleg megyei bíróság (a továbbiakban: megyei bíróság) elnökétől az eskütétel időpontjának kitűzését.
(4) A kérelemhez csatolni kell:
a) a területi elnökségnek a bélyegző jóváhagyásáról és az iroda alkalmasságáról szóló igazolást;
b) a közjegyző bélyegzőlenyomatát és aláírásmintáját 5-5 példányban;
c) a kötelező felelősségbiztosítás fennállásáról szóló igazolást.
8. § (1) A közjegyző az esküt a megyei bíróság elnöke előtt teszi le.
(2) Az eskütételről a megyei bíróság elnöke okiratot készít, amely az eskü szövegét, valamint letételének és a közjegyzői működés megkezdésének időpontját tartalmazza. Az okiratot a közjegyző és a megyei bíróság elnöke aláírja.
(3) Az esküokirat és az aláírásminta 1-1 példányát a megyei bíróság elnöke megküldi az igazságügyminiszternek és a területi kamara elnökének.
(4) Ha a közjegyzői állást áthelyezés útján töltik be, a közjegyzőnek nem kell újból esküt tennie. Új bélyegzőjének lenyomatát és irodájának alkalmasságát az új székhelye szerint illetékes területi elnökség hagyja jóvá. Áthelyezés esetén a közjegyző működése megkezdésének napjáról - a közjegyző kérelmére - a megyei bíróság elnöke, ha több megyei bíróság érintett, elnökeik együttesen döntenek.
(5) A közjegyző a megyei bíróság elnöke által kitűzött határnap előtt nem gyakorolhatja a hivatását.

(A Ktv. 24. §-ához)

9. § Ha a közjegyző az állásáról lemondott, a közjegyzői működését mindaddig köteles folytatni, amíg a felmentéséről szóló okiratot kézhez nem vette.

KÖZJEGYZŐJELÖLT ÉS A KÖZJEGYZŐHELYETTES

(A Ktv. 25. §-ához)

10. § (1) A területi kamara évente - a költségvetés elfogadásával együtt - dönt az új közjegyzőjelölti állások számáról.
(2) A területi elnökség határozata alapján a területi kamara elnöke az állások betöltésére pályázatot ír ki.
(3) A közjegyzőjelölt beosztása és annak megváltoztatása előtt a területi elnökség az érintett közjegyzőt és közjegyzőjelöltet meghallgatja.
(4) A közjegyzőjelölt szolgálata a kamarai névjegyzékbe történő bejegyzés napján kezdődik.

(A Ktv. 27. §-ához)

11. § A területi kamara névjegyzékébe közjegyzőhelyettesként való felvétel iránti kérelmet a területi elnökséghez kell benyújtani. A kérelemhez csatolni kell a törvényben írt feltételeket igazoló okiratok eredeti példányát vagy hiteles másolatát. A területi elnökség megvizsgálja az okiratokat, meghallgatja a kérelmezőt és az őt foglalkoztatni kívánó közjegyzőt, és ezt követően határoz a felvétel iránti kérelméről.
12. § (1) A területi elnökség a közjegyzőhelyettest a kamarai névjegyzékből törli, ha
a) a közjegyzőhelyettesnek a közjegyzőnél fennálló munkaviszonya megszűnt;
b) a közjegyzőhelyettes a magyar állampolgárságát elvesztette;
c) a közjegyzőhelyettest a közügyektől, illetőleg a közjegyzőhelyettesi foglalkozástól a bíróság jogerős ítélettel eltiltotta;
d) a közjegyzőhelyettest cselekvőképességet kizáró vagy korlátozó gondnokság alá helyezték;
e) a közjegyző működésének vizsgálata során a területi elnökség megállapította, hogy a közjegyzőhelyettes foglalkoztatása nem felel meg a jogszabályoknak.
(2) A közjegyző és a közjegyzőhelyettes az (1) bekezdés a)-d)pontjában írt körülményeket köteles haladéktalanul bejelenteni a területi elnökségnek.
(3) A területi kamara névjegyzékéből való törlés előtt a közjegyzőt és a közjegyzőhelyettest meg kell hallgatni.
13. § (1) A területi kamara elnöke ellenőrzi a közjegyzőjelöltek és a közjegyzőhelyettesek foglalkoztatását és gyakorlati képzését.
(2) A közjegyzőjelölt beosztásának megváltoztatásakor a közjegyzőjelöltet foglalkoztató közjegyző minősítést készít, amelyet a területi kamara elnöke a területi kamara véleményével kiegészíthet.
(3) A területi kamara elnöke minősíti a közjegyzőhelyettest, ha közjegyzői állásra pályázik.

A KÖZJEGYZŐ HELYETTESÍTÉSE

(A Ktv. 32. §-ához)

14. § (1) A területi elnökség a közjegyző részére összesen évi 60 munkanapot meg nem haladó távollétet engedélyezhet. Az engedélyt függővé lehet tenni a helyettes kirendelésétől.
(2) Évi 60 munkanapot meghaladó távollétet az igazságügyminiszter engedélyezhet különösen fontos okból.
(3) Ha a közjegyző az engedélyezett távollét időtartamát túllépi, őt a területi kamara elnöke visszatérésre és munkájának folytatására szólítja fel.
15. § (1) Ha a közjegyző 5 egymást követő munkanapot meghaladó időtartamra szolgálati helyétől távol kíván maradni, ezt az ok és az időpont megjelölésével jóváhagyás végett köteles előzetesen bejelenteni a területi elnökségnek. Ha a közjegyzőnek nincs a tárgyévre kirendelt állandó helyettese, a bejelentésben a helyettes személyét is meg kell jelölnie.
(2) Ha a közjegyző baleset, betegség vagy más ok miatt nem képes munkáját elvégezni, az akadályoztatásáról értesítenie kell a területi elnökséget.
16. § (1) Ha a közjegyző helyettesítése bármely okból szükségessé vált, a területi kamara elnöke köteles azt írásban soron kívül bejelenteni a megyei bíróság elnökének.
(2) A bejelentésben a területi kamara elnöke javaslatot tesz a helyettes személyére és a helyettesítés időtartamára. A bejelentéshez csatolni kell a közjegyző kérelmét, a helyettesre is vonatkozó felelősségbiztosítás fennállásáról szóló okiratot, és meg kell jelölni a helyettesítés okát.
(3) Állandó helyettes kirendelésének kérése esetén csatolni kell a kirendelni javasolt személy hozzájárulásáról szóló nyilatkozatot is.
(4) Közjegyzőhelyettest, nyugalmazott közjegyzőt vagy nyugalmazott bírót akkor lehet helyettesként kirendelni, ha egyébként a közjegyzői kinevezés feltételeinek megfelel.

(A Ktv. 33. §-ához)

17. § Állandó helyettesítés esetén - minden egyes helyettesítés megkezdése előtt 8 nappal - a közjegyző és a kirendelt állandó helyettes közösen bejelenti a helyettesítést a területi kamara elnökének és a kirendelő megyei bírósági elnöknek. E bejelentésben meg kell jelölni a helyettesítés okát és időtartamát.

(A Ktv. 36. §-ához)

18. § (1) A megyei bíróság elnöke a helyettesítésről szóló kirendelő okiratban meghatározza azt a napot, amelyen a helyettes a működését megkezdi, illetőleg azt az évet, amelyre az állandó helyettest kirendelte. Az okirat másolatát meg kell küldeni a területi kamarának és a helyettesített közjegyzőnek.
(2) Ismételt kirendelés esetén a Ktv. 36. §-ának (2) bekezdése szerinti eskütétel és aláírásminta bemutatása mellőzhető.

(A Ktv. 37. §-ához)

19. § (1) A helyettes a közjegyző valamennyi folyamatban levő ügyében jogosult intézkedni, és köteles a közjegyző nyilvántartásait vezetni. Ha a helyettes nem közjegyző, annak a közjegyzőnek a bélyegzőjét használja, akit helyettesít.
(2) A helyettesítés megkezdésének és befejezésének időpontját a közjegyző nyilvántartásaiban fel kell tüntetni.

A KÖZJEGYZŐI ÖNKORMÁNYZAT SZERVEI

(A Ktv. 49. §-ához)

20. § (1) A területi elnökség a területén működő közjegyzőkről, közjegyzőjelöltekről és közjegyzőhelyettesekről külön-külön nyilvántartást vezet.
(2) A közjegyzők névjegyzéke a következő adatokat tartalmazza:
a) családi és utónév;
b) születési hely, év, hó, nap, anyja neve;
c) székhely, körzet;
d) az állam- és jogtudományi egyetemi oklevél kelte, minősítése;
e) a jogi szakvizsga kelte, minősítése;
f) a kinevezést megelőző joggyakorlat;
g) a kinevezési javaslathoz készített minősítés adatai;
h) a közjegyzői kinevezés napja;
i) az eskütétel napja;
j) a hivatalba lépés időpontja;
k) az áthelyezés időpontja;
l) a közjegyzői szolgálat megszűnésének időpontja, módja;
m) rendelkezés a közjegyzői iratokról (a közjegyzői irattárba helyezés napja);
n) a hivatalvizsgálatok időpontja;
o) a fegyelmi büntetések.
(3) A közjegyzők távollétéről külön nyilvántartást kell vezetni, és abban fel kell tüntetni a kirendelt helyettes nevét, a helyettesítés kezdő és befejező napját.
(4) A közjegyzőjelöltek, illetőleg a közjegyzőhelyettesek névjegyzékében a (2) bekezdés a)-e) pontjában foglaltakon kívül fel kell tüntetni a következőket:
a) a joggyakorlat teljesítésének helye, ideje, az esetleges megszakítására vonatkozó adatok;
b) az első helyettesi kirendelés, az eskütétel időpontja;
c) a minősítés eredménye;
d) a fegyelmi büntetések;
e) a szolgálat megszűnésének időpontja és módja.
(5) A Magyar Országos Közjegyzői Kamara (a továbbiakban: országos kamara) az iránymutatásban más adatok nyilvántartását is elrendelheti.
21. § (1) A területi kamara a közjegyző részére a 2. számú mellékletszerinti „Közjegyzői igazolvány”-t, a közjegyzőjelölt részére a 3. számú melléklet szerinti „Közjegyzőjelölti igazolvány”-t, a közjegyzőhelyettes részére a 4. számú melléklet szerinti „Közjegyzőhelyettesi igazolvány”-t (a továbbiakban együtt: igazolvány) ad ki.
(2) Az országos kamara elnökének igazolványát az igazságügyminiszter, a területi kamara elnökének igazolványát az országos kamara elnöke, a többi igazolványt a területi kamara elnöke írja alá.
(3) A közjegyző, a közjegyzőjelölt és a közjegyzőhelyettes köteles az igazolványt megőrizni és a hivatalos eljárása során magánál tartani; az igazolvány elvesztését haladéktalanul jelentenie kell a területi kamara elnökének.
(4) A területi kamara elnöke gondoskodik az igazolvány kicseréléséről, ha adataiban változás történt, illetőleg az igazolványt bevonja, ha a közjegyző, a közjegyzőjelölt, a közjegyzőhelyettes szolgálata megszűnt.
(5) A kiadott igazolványokról a területi elnökség nyilvántartást vezet.

(A Ktv. 55. §-ához)

22. § (1) A közjegyző a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig köteles a tárgyhónapban elintézett közjegyzői ügyekről - az 5. számú mellékletszerinti nyomtatvány kitöltésével - statisztikai jelentést készíteni és azt aláírásával ellátva a területi kamarához benyújtani.
(2) A területi kamara a közjegyzők által benyújtott jelentéseket összesíti, és az összesítést a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig felterjeszti az országos kamarához, amely az országos összesítést az Igazságügyi Minisztériumhoz és a Központi Statisztikai Hivatalhoz továbbítja.

KÖZJEGYZŐI IRATTÁR

(A Ktv. 168. §-ához)

23. § (1) A közjegyzői irattárban megüresedett állásra a területi kamara elnöke pályázatot ír ki. A közjegyzői irattárosnak és helyettesének állását az Igazságügyi Közlönyben is meg kell hirdetni.
(2) A pályázatok elbírálása során a közjegyzői állásra benyújtott pályázatra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni azzal az eltéréssel, hogy a kinevezési javaslatot a területi kamara elnöke a közjegyzői irattár székhelye szerint illetékes Fővárosi Bíróság, illetőleg megyei bíróság elnökének küldi meg.
(3) A Fővárosi Bíróság, illetőleg a megyei bíróság elnöke az irattárosra és helyettesére vonatkozó kinevezési javaslatot véleményezi, és felterjeszti az igazságügyminiszterhez, az irattárban dolgozó más személyt pedig maga nevezi ki.

ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK

(A Ktv. 178. §-ához)

24. § A Ktv. 178. § (5) bekezdése alapján kinevezett közjegyző
a) eskütételének napját a megyei bíróság elnöke 1991. december hó 31. napját megelőző időpontra köteles kitűzni; az eskü letételének nem feltétele az iroda alkalmasságáról szóló területi elnökségi igazolás;
b) kérelmére működését 1992. április 1-jéig a bíróság épületében a Ktv. hatálybalépésének napján munkavégzésre kijelölt helyiségekben külön bérleti szerződés nélkül folytathatja;
c) az iroda alkalmasságáról szóló területi elnökségi igazolást 1992. március 31-ig köteles a megyei bíróság elnökének bemutatni.
25. § (1) A Ktv. 178. §-ának (5) bekezdése alapján kinevezett közjegyző 1992. január 31-ig köteles átadni
a) a közjegyzői ügykönyvben nyilvántartott és őrizetében lévő okiratokat, az ezekről vezetett nyilvántartásokat (ügykönyvet, névmutatókönyvet), valamint az „állami közjegyző” vagy „közjegyző” felirattal ellátott bélyegzőt a közjegyzői irattár részére;
b) az 1992. január 1. előtt befejezett és további intézkedést nem igénylő, valamint az 1992. január 1-jétől hatáskörébe nem tartozó folyamatban lévő nemperes ügyek iratait és az ezekből vezetett nyilvántartásokat (közjegyzői lajstromot, tárgyalási naplót, névmutatókönyvet) a helyi bíróság részére.
(2) A Ktv. hatálybalépése előtt készült, az (1) bekezdés alapján átvett okiratot, nyilvántartást és bélyegzőt a közjegyzői irattárban kell elhelyezni. Őrzésükről mindaddig itt kell gondoskodni, amíg levéltári elhelyezésükre nem kerül sor.

(A Ktv. 180. §-ához)

26. § A Közjegyzői irattár létrehozásáig az irattári feladatokat a megyei bíróság látja el, az irattár vezetését a megyei bíróság elnöke által megbízott bíró vagy bírósági titkár végzi.

KÖZJEGYZŐI ÜGYVITELI SZABÁLYOK

(A Ktv. 183. §-ához)

Általános ügyviteli szabályok

27. § (1) A közjegyző köteles feltüntetni a hivatalos eljárása során keletkezett iratokon, a levélborítékon az állami címert, a közjegyző nevét, székhelyét, irodájának címét és telefonszámát.
(2) A közjegyző köteles gondoskodni arról, hogy illetéktelen személy a bélyegzőjéhez és irataihoz ne férhessen hozzá, ennek érdekében köteles azokat elzárva tartani.
(3) Ha a bélyegző elveszett, a közjegyző ezt haladéktalanul köteles jelenteni a területi kamara elnökének, aki gondoskodik ennek az Igazságügyi Közlönyben történő közzétételéről. A közjegyző új bélyegzőjének az eltűnttől jelentősen különböznie kell, az új bélyegző jóváhagyására a területi elnökség jogosult. Egyébként a bélyegzőnek és a közjegyző névaláírásának megváltoztatását a területi elnökség csak fontos okból engedélyezheti.
(4) Ha a közjegyző szolgálata megszűnt, őt áthelyezték, az elveszett bélyegző előkerült, vagy a közjegyző a bélyegző megváltoztatására engedélyt kapott, az addig használt, illetőleg előkerült bélyegzőt a közjegyzői irattárban kell elhelyezni. Az elhelyezés előtt a bélyegzőt olyan bevágással kell érvényteleníteni, amely az azonosíthatóságát nem akadályozza meg.

Ügykönyv

28. § (1) A közjegyző köteles ügykönyvet vezetni, amelybe érkezési sorrendben be kell jegyezni az általa intézett olyan közjegyzői ügyet, amelynek nyilvántartására jogszabály más nyilvántartás vezetését nem írja elő.
(2) Az ügykönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) az ügy száma;
b) az érkezés időpontja;
c) a fél (felek) neve, lakóhelye;
d) az ügy tárgya és - ha megállapítható - az értéke;
e) megjegyzés.
(3) Az ügykönyvet javítások nélkül kell vezetni, az egyes ügyszámok között nem maradhat üres sor.
(4) Ha az ügykönyv betelt, a közjegyző azt az utolsó bejegyzés alatt aláírásával és bélyegzőlenyomatával ellátva lezárja, majd átadja a területi kamara elnökének. A területi kamara elnöke az ügykönyv megvizsgálása után szükség esetén intézkedik az esetleges javítás, pótlás iránt, majd aláírásával ellátva az ügykönyvet visszaadja a közjegyzőnek.

Hitelesítések nyilvántartó könyve

29. § (1) A Ktv. 137-140. és 146. §-a szerint záradék formájában kiállított tanúsítványokat a hitelesítések nyilvántartó könyvébe kell felvenni.
(2) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni:
a) évente újra kezdődő folyamatos ügyszám;
b) a fél (felek) neve, lakóhelye;
c) az ügy tárgya;
d) az ügy elintézésének módja és ideje, ezen belül:
- a másolat hitelesítésének,
- a fordítás készítésének és hitelesítésének,
- a névaláírás hitelesítésének,
- az okirat felmutatásának,
- a közhitelességű nyilvántartás adatai tanúsításának kelte;
e) a személyazonosság megállapításának módja,
f) megjegyzés.
(3) A névaláírás hitelesítésekor a fél aláírását a megjegyzés rovat tartalmazza.
(4) A nyilvántartás minden oldalán fel kell tüntetni az évszámot. A nyilvántartás különálló lapokból is állhat, ezeket azonban a tárgyévet követő év március 31-ig be kell kötni. A lezárására és bemutatására a 28. § (4) bekezdése irányadó.

Ügyvitel a bizalmi őrzési ügyekben

30. § (1) A bizalmi őrzési megbízás alapján a közjegyző az őrizetébe vett értékeket (készpénzt, érmét, ékszert, más értéktárgyat, értékpapírt) a saját vagyonától elkülönítetten köteles kezelni.
(2) Az értékekről pénztárkönyvet, pénztárnaplót és betűsoros névmutatót kell vezetni úgy, hogy azokba utólagos bejegyzésre ne legyen lehetőség, az esetleges javítást a közjegyző aláírásával és bélyegzőlenyomatával kell ellátni.
(3) Az 5000 Ft-ot meghaladó összegű készpénzt pénzintézetnél e célra létesített számlán kell elhelyezni. Az ennél kisebb pénzösszeget, továbbá az értéktárgyat és értékpapírt a közjegyző a saját páncélszekrényében vagy pénzintézettől bérelt széfben őrizheti. Az őrzés helyét és módját a közjegyzői iratokban fel kell tüntetni.
(4) A közjegyző felhívásra bármikor köteles igazolni, hogy a bizalmi őrzésre átvett értékek megvannak, és őrzésük biztonságos.

Pénztárkönyv és pénztárnapló

31. § (1) A pénztárkönyvet és a pénztárnaplót folyamatos oldalszámozással ellátott könyv formájában kell vezetni. A pénztárkönyv és a pénztárnapló kivételesen kartoték formájában is vezethető, ilyenkor a kartonokat a folyamatban lévő és a már befejezett bizalmi őrzési ügyek szerint elkülönítve kell őrizni. A megnyitott kartotékot sorszámmal kell ellátni. A felhasznált sorszámokról sorszámkönyvet kell vezetni.
(2) A pénztárkönyv és a pénztárnapló helyett a területi elnökség a számítógépes nyilvántartás használatát is engedélyezheti, ha a titoktartási szabályok megtarthatók. A számítógépes nyilvántartás esetén a havi és éves zárás kinyomtatott lapjait elkülönítve kell őrizni.
32. § A pénztárkönyv és a pénztárnapló a következő adatokat tartalmazza:
a) tételszám;
b) a tétel bevezetésének időpontja;
c) a fél (felek) neve, lakóhelye, az ügylet tárgya, utalással az okirat ügyszámára;
d) a bevételek és kiadások összege, a készpénz, a számlakönyvelés és az értéktárgyak szerinti bontásban;
e) megjegyzés.
33. § (1) A pénztárkönyvben a bevételeket és a kiadásokat a bejegyzések sorrendjében ügyenként elkülönítve kell átvezetni.
(2) A megjegyzés rovatot az adott tétel átvételének elismertetésére is fel lehet használni, ilyen esetben az átvevő e rovatban aláírásával igazolja az átvételt.
(3) A még elintézetlen ügyeket havonta csak akkor kell lezárni, ha az adott hónapban az adataikban változás történt.
(4) Ha a közjegyző az ügyet elintézve, a pénztárkönyvben az utolsó bejegyzés után kettős vonalat húz, és a befejezést a fél neve mellett piros vonallal jelzi. A naptári év végén a pénztárkönyvet le kell zárni, és a még elintézetlen ügyeket, továbbá az egyenleget át kell vinni a következő évre az új pénztárkönyvbe.
34. § (1) A pénztárnapló folyamatos sorszám szerint időrendben és elkülönítve tartalmazza a készpénz, értékpapír vagy értéktárgy tekintetében a tárgyévi valamennyi bevételt és kiadást. A tételszámot a közjegyzői szolgálat megkezdésekor vagy a naptári év kezdetén 1-gyel kell kezdeni, és az év végéig folytatni kell, kivéve ha a közjegyző szolgálata előbb megszűnik.
(2) Az értéktárgyak esetében az azonosítás szempontjából lényeges ismertető jegyeket is fel kell tüntetni. Értékként a névértéket vagy a becsértéket kell megjelölni; ha egyik sem állapítható meg, az értékrovatba 0 Ft-ot kell írni.
(3) Megjegyzésként a pénztárkönyvnek azt az oldalszámát kell feltüntetni, ahol az adott tétel szerepel.
(4) A pénztárnaplót minden hó végével le kell zárni, és az így kapott egyenleg összegét a következő hónapra át kell vinni.

Névmutató

35. § (1) A közjegyző az ügykönyvbe, a közjegyzői lajstromba, valamint a pénztárkönyvbe bevezetett ügyekről külön-külön betűrendes névmutatót vezet. A névmutató a fél (felek) nevét és az ügy számát tartalmazza.
(2) A bizalmi őrzési ügyekről vezetett névmutatóban a pénztárkönyv oldalszámát is fel kell tüntetni.
(3) A közjegyző köteles az elintézetlen bizalmi őrzési ügyeket minden hónap utolsó napjával ellenőrizni és írásban rögzíteni, hogy a pénztárkönyv és a pénztárnapló havi egyenlegének összege megegyezik-e. Az ellenőrzés során készült számítást meg kell őrizni.

Váltóóváskönyv

36. § A váltóóvások elintézése során a közjegyző váltóóváskönyvet használhat. Ennek hiányában a váltóóvásokat elkülönítve, a kérelmező neve szerint betűsoros rendben kell őrizni.

Egyéb rendelkezések

37. § (1) Az ügykönyvet, a hitelesítések nyilvántartó könyvét, a pénztárkönyvet és pénztárnaplót a területi kamara záradékolva ellenérték fejében bocsátja a közjegyző rendelkezésére. A záradék tartalmazza a kiadott ügykönyv (nyilvántartókönyv stb.) oldalainak számát. A záradékot a területi kamara elnöke aláírja, és a területi kamara bélyegzőjével látja el.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokat a Ktv. hatálybalépése után első alkalommal a megyei bíróság elnöke látja el.
38. § A jogszabály, illetőleg a területi elnökség e rendeletben foglaltakon túlmenően más (adó-, munkaügyi stb.) nyilvántartások vezetését is kötelezővé teheti.
39. § A közjegyző a hagyatéki és a hatáskörébe tartozó egyéb nemperes ügyek kezelése és nyilvántartása céljából a bírósági ügyviteli szabályok szerinti nyilvántartásokat köteles vezetni.

Hatálybalépés

40. § Ez a rendelet a kihirdetése napján lép hatályba.