16/1993. (XII. 14.) BM rendelet

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről

A közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 28. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeiről, az alapnyilvántartás adatlapjáról, valamint a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatásról a következőket rendelem el:
1. § (1) E rendelet hatálya a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 1. §-ának (1)-(2) bekezdésében meghatározott szervekre (a továbbiakban: közigazgatási szerv) terjed ki.
(2) Az Állami Számvevőszékre e rendeletet külön törvény eltérő rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni.

A közszolgálati alapnyilvántartás

2. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartás [R. 10. § (1) bek.] adatlapjának tartalmát és formáját (szerkezetét) az e rendelet 1. számú melléklete szerinti „Közszolgálati alapnyilvántartás adatlap”-ja (a továbbiakban: Adatlap) tartalmazza.
(2) A központi közszolgálati nyilvántartás [R. 17. § (1) bek.] részére történő adatszolgáltatás adatait az Adatlapnak az erre szolgáló oldalain, azok szerkezetének megfelelően, az e rendelet 2. számú mellékletével kiadott „Központi Közszolgálati Nyilvántartás Működési Szabályzata” (a továbbiakban: ÜSZ), valamint a közvetlenül megküldésre kerülő „Kitöltési Útmutató” (a továbbiakban: Útmutató) és a „Kötelező Kódrendszer” (a továbbiakban: Kódrendszer) figyelembevételével kell vezetni.
(3) Az Adatlapnak azokat az oldalait, amelyek nem tartoznak a (2) bekezdés hatálya alá, az 1. számú mellékletben meghatározott adattartalommal kell vezetni, de annak szerkezetét eltérően is ki lehet alakítani. A szabadsággal összefüggő azon adatok, amelyekhez - a szabadság nyomon követésén túl - egyéb jogi hatások nem fűződnek, eltérő módon és szervezeti rendben is vezethetők.
3. § (1) A közigazgatási szerv által számítógéppel vezetett alapnyilvántartási rendszer adattartalmának teljes egészében meg kell felelnie az Adatlap tartalmi követelményeinek, továbbá az így kezelt adatok feldolgozásával kinyomtatott iratnak az R. 13. § (1)-(2) bekezdésében foglalt esetekben - a 2. § (2) és (3) bekezdésének figyelembevételével - azonosnak kell lennie az Adatlap megfelelő oldalával.
(2) Ha a közigazgatási szerv a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatást mágneslemezen vagy távadatátviteli vonalon továbbítja, azt az ÜSZ 2. számú függelékében megadott formátumú állomány alkalmazásával kell teljesíteni.
4. § (1) Adatlapot kell kitölteni annak a köztisztviselőnek, ügykezelőnek, fizikai alkalmazottnak (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) az adatairól, aki
a) határozott és határozatlan időre kinevezett;
b) teljes, illetve nem teljes munkaidőben foglalkoztatott;
c) nyugdíjasként foglalkoztatott.
(2) Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony - Ktv. 21. §-a (2) bekezdésének figyelembevételével történő - létesítése, valamint áthelyezés esetén a másik, illetőleg az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni.
(3) Az Adatlap első alkalommal történő kitöltésekor az érintett köztisztviselő aláírásával igazolja, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek.

Központi közszolgálati nyilvántartás

5. § (1) A Belügyminisztérium a központi közszolgálati nyilvántartást és a szervazonosító kódot a közigazgatási szerv bejelentkezése alapján alakítja ki. A központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás szempontjából az a közigazgatási szerv minősül adatszolgáltatónak, amelyet a Belügyminisztérium saját szervazonosító kóddal lát el.
(2) Az új közigazgatási szervnek a létrehozását követő harminc napon belül be kell jelentkeznie a Belügyminisztériumnál a központi közszolgálati nyilvántartásba.
(3) Az (1) és (2) bekezdés szerinti bejelentkezésnek tartalmaznia kell
a) a közigazgatási szerv nevét;
b) székhelyét;
c) címét, illetve levelezési címét;
d) statisztikai számjelét;
e) a székhelye szerinti megye, illetve régió megnevezését;
f) a felügyeleti szervének megnevezését és címét;
g) a közigazgatási szerv hivatali szervezete vezetőjének a nevét, telefonszámát;
h) a közigazgatási szerv számára megállapított létszámot;
i) a központi közszolgálati nyilvántartásba történő adatszolgáltatás módját;
j) a közszolgálati alapnyilvántartáshoz igényelt adatlapok számát.
(4) A szervazonosító kódot a Belügyminisztérium a központi közszolgálati nyilvántartásba történő bejelentkezés alapján a közigazgatási szervnek közvetlenül küldi meg.
(5) Ha a közigazgatási szerv (3) bekezdésben foglalt adataiban változás történik, a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője köteles arról a változást követő harminc napon belül a Belügyminisztériumot tájékoztatni.
(6) A közigazgatási szerv megszűnése esetén a jogutód közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője a megszűnést követő harminc napon belül, illetve - jogutód nélküli megszűnés esetén - a megszűnő közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője a megszűnés napján köteles a megszűnés tényét a Belügyminisztériumnak bejelenteni (kijelentkezés).

A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat

6. § (1) A Szabályzat célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket és biztosítékokat, amelyek a helyi sajátosságokra figyelemmel biztosítják az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok kialakítását.
(2) A Szabályzat hatályának ki kell terjednie a közigazgatási szervnél a közszolgálati nyilvántartással és a hozzá kapcsolódó iratok kezelésével összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra.
(3) A Szabályzatban meg kell határozni azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és védelmi intézkedéseket, amelyek az adott közigazgatási szervnél biztosítják a közszolgálati nyilvántartásra és a személyi iratokra vonatkozó általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok végrehajtását.
(4) A Szabályzatban rendelkezni kell különösen
a) a közszolgálati jogviszonyban állók adatainak az adatvédelmi követelményeknek megfelelő gyűjtéséről, feldolgozásáról, felhasználásáról, továbbításáról;
b) az érintett köztisztviselő adatbetekintési és adathelyesbítési joga gyakorlásának módjáról;
c) a Ktv. 63. § (1) bekezdésének a)-c) pontjában feljogosított személyek betekintési (adatigénylési) joga gyakorlásának módjáról és annak nyilvántartásáról (naplózás);
d) a közszolgálati nyilvántartást és a személyi iratokat kezelő köztisztviselők feladatairól, adathozzáférési jogosultságuk terjedelméről és felelősségükről;
e) a jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának eszközeiről;
f) az információrendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módjáról.
(5) A Szabályzatnak tartalmaznia kell a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes rendszere biztonságos üzemelésének szabályait.

Záró rendelkezések

7. § (1) A központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésének határidejét az ÜSZ tartalmazza.
(2) A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatot (R. 26. §) az e rendelet 3. számú mellékletével kiadott Mintaszabályzat figyelembevételével kell elkészíteni.
8. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.
(2) A központi közszolgálati nyilvántartás Kódrendszerét és Útmutatóját az adatszolgáltató közigazgatási szervek részére a Belügyminisztérium közvetlenül küldi meg és egyidejűleg a hivatalos közlönyében közzéteszi.
(3) A Kódrendszer és az Útmutató karbantartásáról és annak az adatszolgáltatókhoz a (2) bekezdésben meghatározott módon történő eljuttatásáról a Belügyminisztérium szükség szerint gondoskodik.
(4) A közszolgálati alapnyilvántartáshoz szükséges Adatlapot a Belügyminisztérium biztosítja.