14/1996. (XI. 7.) MKM rendelet

a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításának eljárásáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 35. §-ának (5) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításának eljárásáról a következőket rendelem el:
1. § E rendelet hatálya kiterjed az Ltv. szerinti, nem közfeladatot ellátó szervek, valamint a magánszemélyek tulajdonában lévő - nem közgyűjteményben vagy nyilvános magánlevéltárban őrzött - maradandó értékű iratokra.
2. § A maradandó értékű magániratok védetté nyilvánítására vonatkozó eljárás során az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény (a továbbiakban: Áe.) rendelkezéseit kell alkalmazni.
3. § A maradandó értékű magániratok (a továbbiakban: iratanyag) védett levéltári anyaggá nyilvánítását az Ltv. 33. §-ának (2) bekezdése, valamint 34. §-ának (1) és (2) bekezdése szerint lehet kezdeményezni, kérelemmel vagy adatközlésre való felkéréssel.
4. § (1) A kérelemnek, illetve az adatközlésnek tartalmaznia kell
a) a tulajdonos nevét és lakcímét, illetve telephelyét;
b) az iratanyag őrzési helyét (város, község, utca, házszám), ha az nem azonos a tulajdonos lakásával, illetve telephelyével;
c) az iratanyag megnevezését, évkörét, mennyiségét (folyóméterben vagy lapszámban) és rövid leírását;
d) az iratanyag azonosításához szükséges adatokat tartalmazó jegyzéket.
(2) Ha a védetté nyilvánítást a tulajdonos kezdeményezi, ezt az (1) bekezdésben felsorolt adatokat tartalmazó kérelem benyújtásával teheti meg bármely közlevéltárnál.
(3) Ha a védetté nyilvánítást a levéltár az Ltv. 33. §-ának (2) bekezdése alapján kezdeményezi, a tulajdonos - az eljárás kezdeményezésével való egyetértése esetén - a levéltár felkérésére az (1) bekezdésben foglalt adatokat írásban közli.
(4) Ha a védetté nyilvánítást a levéltár az Ltv. 34. §-ának (1) és (2) bekezdése alapján kezdeményezi, a tulajdonos a levéltár felkérésére az (1) bekezdésben foglalt adatokat köteles írásban közölni.
5. § Ha a tulajdonos a kérelem elkészítéséhez szakmai segítséget kér, a közlevéltár az iratanyag rendezésében és a jegyzék elkészítésében segítséget nyújt.
6. § A levéltár a kérelem beérkezését, illetve az adatközlést követően az iratanyagot megszemléli, tájékozódik annak állapotáról, és javaslatot tesz a művelődési és közoktatási miniszternek az iratanyag védett levéltári anyaggá nyilvánítására, vagy a védett levéltári anyaggá nyilvánítás megtagadására. Javaslatához mellékeli a tulajdonos kérelmét, illetve adatközlését.
7. § A levéltári anyag védetté nyilvánítása tárgyában a művelődési és közoktatási miniszter határozatot hoz, amely tartalmazza az Áe. 43. §-ának (1) bekezdésében foglaltakon túl a védetté nyilvánított iratanyag megnevezését, évkörét, mennyiségét, tulajdonosának nevét és címét, az őrzés helyét, kijelöli az elővásárlási jogot gyakorló levéltárat (a továbbiakban: illetékes levéltár), valamint utal a tulajdonosváltozással és a nyilvántartásban szereplő adatok módosulásával kapcsolatos bejelentési kötelezettségre. A határozathoz mellékelni kell a levéltári anyag felsorolását tartalmazó iratjegyzék egy-egy, a védettséget kimondó záradékkal ellátott példányát.
8. § A védetté nyilvánítás tárgyában hozott határozat egy-egy példányát meg kell küldeni az iratanyag tulajdonosának, a Magyar Országos Levéltárnak (a továbbiakban: MOL), valamint az illetékes levéltárnak.
9. § Ha az iratanyag jelentősége nem indokolja a védetté nyilvánítást, a művelődési és közoktatási miniszter e határozatát a tulajdonossal, valamint a javaslatot benyújtó levéltárral közli.
10. § (1) A védetté nyilvánított levéltári anyagot a MOL a védett levéltári anyagról vezetett nyilvántartásba bejegyzi. A nyilvántartás a 4. § (1) bekezdésében megjelölt adatokra terjed ki.
(2) A nyilvántartásban szereplő adatok módosulását a tulajdonos 30 napon belül köteles bejelenteni a MOL-nak. Az adatok módosulásáról az illetékes levéltárat a MOL értesíti.
11. § (1) Ha a védett levéltári anyagban kár keletkezik, megsemmisül, vagy eltűnik, arról a tulajdonos köteles azonnal tájékoztatni az illetékes levéltárat. A levéltár a MOL-t értesíti.
(2) A tulajdonossal egyeztetett időpontban az illetékes levéltár a védett anyagról a helyszínen tájékozódhat, a tulajdonos jogai, jogos érdekei sérelme nélkül az anyagot megtekintheti, állományvédelmi szempontból, kezelési körülményeit illetően megvizsgálhatja, és véleményét írásba foglalva felhívhatja a tulajdonos figyelmét az iratanyag rendezése és kezelése tekintetében követendő eljárásra.
12. § (1) A MOL a védetté nyilvánított levéltári anyagot - a körülmény tudomására jutásától, illetve az engedély kiadásától számított 30 napon belül - törli a nyilvántartásából, ha
a) az iratanyag közgyűjteménybe vagy nyilvános magánlevéltárba kerül;
b) a művelődési és közoktatási miniszter az iratanyag végleges külföldre vitelét engedélyezi;
c) az iratanyag megsemmisül.
(2) Az (1) bekezdés szerinti esetekben az iratanyagról készült biztonsági másolat a MOL megőrzésében marad.
13. § A MOL-nak az Ltv. 33. §-ának (3) bekezdésében megállapított másolatkészítési joga gyakorlásának feltételeire és a másolatokban folytatható kutatásokra vonatkozóan a levéltár és a tulajdonos megállapodásában foglaltak az irányadók.
14. § Az Ltv. 34. §-ának (1) bekezdésében foglaltak esetén a MOL az iratanyag vételre történő felajánlásától számított 30 napon belül nyilatkozik arról, hogy a tulajdonos által megjelölt vételárat kifizeti-e. Ha a MOL a vételárat nem tudja kifizetni, kezdeményezheti az iratanyag védetté nyilvánítását.
15. § (1) Az Ltv. 34. §-ának (2) bekezdésében foglaltak esetén, ha az irattári anyag nem selejtezhető részét az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azt a selejtezés ellenőrzésére jogosult közlevéltár részére át kell adnia. Az átadás-átvétel időpontját és módját illetően az átadó szerv és az illetékes levéltár megállapodik.
(2) Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratanyagra igényt tart, annak írásbeli közlését követő 30 napon belül az (1) bekezdésben meghatározott közlevéltár kezdeményezheti az iratanyag védetté nyilvánítását.
16. § Ha a védettség csak az irattári anyag egy meghatározott részére terjed ki, akkor a védett iratanyagot a többi irattári anyagtól elkülönítve kell őrizni, és a tárolóeszközökön fel kell tüntetni, hogy védett levéltári anyagot tartalmaz.
17. § Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba. A levéltári anyag bejelentéséről, a védett levéltári anyagról és a szaklevéltárakról szóló 16/1970. (XI. 29.) MM rendelet egyidejűleg hatályát veszíti.