235/1997. (XII. 17.) Korm. rendelet

a gyámhatóságok, a területi gyermekvédelmi szakszolgálatok, a gyermekjóléti szolgálatok és a személyes gondoskodást nyújtó szervek és személyek által kezelt személyes adatokról

A Kormány a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény (a továbbiakban: Gyvt.) 162. §-a (1) bekezdésének g) pontjában kapott felhatalmazás alapján a következőket rendeli el:
1. § A gyámhatóságok, a területi gyermekvédelmi szakszolgálatok vezetői, a gyermekjóléti szolgálatok és a személyes gondoskodást nyújtó szervek és személyek az e rendelet szerinti nyilvántartásokat vezetik. A nyilvántartások vezetése történhet bármely olyan eszközzel vagy módszerrel, amely biztosítja a személyes adatoknak a Gyvt. 134. §-ának (3) bekezdése szerinti védelmét.
2. § (1) A nyilvántartásokon a nyilvántartásba vétel kezdő időpontját rögzíteni kell.
(2) A nyilvántartásokat egymástól tárgykörönként el kell különíteni.
(3) A (2) bekezdésben meghatározott módon kell kezelni a megszűnt ügyek nyilvántartását is, de azt a folyamatban lévő ügyektől el kell különíteni.
(4) A nyilvántartásokban bekövetkezett változásokat folyamatosan kell vezetni.
3. § (1) Személyre szóló nyilvántartás esetén a nyilvántartott személyről új nyilvántartási lapot csak akkor kell kiállítani, ha a korábbi elveszett, megsemmisült, vagy olvashatatlanná (használhatatlanná) vált.
(2) Az olvashatatlanná (használhatatlanná) vált nyilvántartási lapot - az új nyilvántartási lap kiállítása után - az iratokhoz kell csatolni az új lap kiállítására utaló feljegyzéssel.
(3) Ha a nyilvántartási lap rendszeres adatfelvételt igénylő hasábja megtelt, az adatfelvétel pótlapon folytatható tovább.
4. § Ha a nyilvántartási lapot a megszűnt ügyek nyilvántartásába helyezték, újabb nyilvántartásba vétel esetén azt a megszűnt nyilvántartásból ki kell emelni és az adatfelvételt ezen kell folytatni.
5. § Az első és másodfokú gyámhatóságok, valamint a területi gyermekvédelmi szakszolgálatok vezetője által vezetett nyilvántartások [Gyvt. 137-141. §, továbbá a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló 149/1997. (IX. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Gyer.) 26. § (2) bekezdés] nyilvántartási lapjait a melléklet tartalmazza.
6. § A Gyer. 56-64. §-aiban szabályozott intézkedésekről a gyámhivatal az intézkedés megtételét követően értesíti az apa adatai nélkül anyakönyvezett kiskorúak nyilvántartását vezető illetékes települési önkormányzat jegyzőjét.
7. § (1) A gyámság alatt álló kiskorú személy esetén a nyilvántartásban annak a személynek az adatait is meg kell jelölni, akit a gyámhivatal a vagyonkezelés jogával feljogosított, amennyiben az nem azonos a gyámmal.
(2) A gondnokság alatt álló személyek nyilvántartásába fel kell venni azokat a személyeket is, akik részére a gyámhivatal ideiglenes, eseti, vagyonkezelő eseti, illetve ügygondnokot rendelt.
8. § (1) Az átmeneti és tartós nevelésbe vett gyermekekről vezetett nyilvántartást csak akkor szabad a megszűnt nyilvántartásba helyezni, ha az utógondozás megszűnt.
(2) Az (1) bekezdésben nem említett nyilvántartásokat csak akkor szabad a megszűnt nyilvántartásba helyezni, ha a nyilvántartásra okot adó körülmény megszűnt. Ezt a tényt a megszűnt nyilvántartásba helyezéskor a nyilvántartási lapon rögzíteni kell.
9. § (1) A gyermekotthon a saját, illetve az általa működtetett nevelőszülői hálózat üres férőhelyeiről havonta tájékoztatja a területi gyermekvédelmi szakszolgálatot.
(2) A területi gyermekvédelmi szakszolgálat három havonta tájékoztatja a megyei (fővárosi) gyámhivatalt és az Országos Család- és Gyermekvédelmi Intézetet a melléklet XIII-XVII. számú nyilvántartási lapjainak adatairól, az azokban bekövetkezett változásokról.
10. § Illetékességváltozás esetén az érintett gyermekre, illetve gondnokság alatt álló személyre vonatkozó nyilvántartást az ügy irataival együtt az illetékessé vált gyámhatósághoz kell áttenni.
11. § A gyermekjóléti alapellátást és gyermekvédelmi szakellátást nyújtók a gyermek sorsának megtervezését a népjóléti miniszter által jóváhagyott, az Országos Család- és Gyermekvédelmi Intézet által kidolgozott útmutató szerint végzik. Az útmutató alapján elkészített egyéni nevelési programban a Gyvt. 135. §-ának (1)-(2) bekezdésében meghatározott adatok kezelhetők.
12. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.
(2) A 11. § szerinti útmutatóban foglaltakat az intézeti és állami nevelt gyermekek ellátásának felülvizsgálatától, de legkésőbb 1999. november 1-jétől kell figyelembe venni.
(3) A rendelet hatálybalépésekor vezetett hatósági nyilvántartásokat az ügy irataival együtt át kell adni a hatáskörrel rendelkező szerv részére, amely gondoskodik a nyilvántartások melléklet szerinti adattartalommal történő átvezetéséről.