40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet

a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról

A kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény 102. §-ának (2) és (14) bekezdésével, valamint a 109. §-a (1) bekezdésének d) pontjával módosított, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Kormány a következőket rendeli el:
1. § A rendelet hatálya a Miniszterelnöki Hivatalra, a minisztériumokra, valamint az országos hatáskörű államigazgatási szervekre terjed ki.
2. § E rendelet mellékletében lévő iratkezelési mintaszabályzatban (a továbbiakban: mintaszabályzat) foglaltak alapján készülnek az Ltv. 10. §-ának (1)-(2) bekezdésében meghatározott további mintaszabályzatok, valamint az egységes iratkezelési szabályzatok.
E szabályzatok megalkotásánál az ágazaton belüli sajátosságok, az 1. §-ban felsorolt szervek belső iratkezelési szabályzatának kialakításánál pedig a helyi sajátosságok érvényesíthetők.
3. § A mintaszabályzat rendelkezéseit a hagyományos (kézi) és számítógépes iratkezelés során valamennyi papír alapú és elektronikus úton továbbított iratra alkalmazni kell, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik.
4. § A külön törvény szerint minősített adatok kezelése és a személyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratokra e rendeletet abban az esetben kell alkalmazni, ha a jogszabály másként nem rendelkezik.
5. § A belső iratkezelési szabályzat kialakításakor a szerv vezetője
a) állapítja meg az iratkezelés szervezetét (központi, osztott, vegyes iratkezelés) és módját (hagyományos, számítógépes iktatás) úgy, hogy az segítse, vagy teremtse meg a számítógépes iktatásra való áttérés lehetőségét ott, ahol ez még ez idáig nem történt meg,
b) jelöli ki az iratkezelés felügyeletét ellátó személyt, és állapítja meg a hatáskör részben vagy egészében való átruházási jogosultságát.
6. § (1) E rendelet hatálya alá tartozó szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét a Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkára látja el.
(2) Az iratkezelés rendszerét a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.
(3) Az iratkezelési mintaszabályzatokat, az egységes, valamint minisztériumi belső iratkezelési szabályzatokat a Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkárának előzetes állásfoglalására figyelemmel lehet kiadni, és megváltoztatni.
(4) A számítógépes iktatási és az elektronikus iratkezelési rendszer kialakításakor az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásait figyelembe kell venni.
7. § A rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba. Az iratkezelési mintaszabályzatok kiadására vonatkozó rendelkezéseket 1998. július 31-ig, az egységes és a belső iratkezelési szabályzatokra vonatkozó rendelkezéseket 1998. december 31-ig kell végrehajtani.