233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet

a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról

A Kormány a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 80. § (1) bekezdésének b) és c) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendeli el:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

1. § (1) E rendelet hatálya a Ktv. 1. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott szervekre (a továbbiakban: közigazgatási szerv) és az e szervekkel közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre terjed ki. A törvény eltérő rendelkezése hiányában e rendelet szabályait kell alkalmazni a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szervnél alkalmazott köztisztviselőkre is.
(2) E rendelet szerint kell ellátni a közszolgálati alapnyilvántartás és a központi közszolgálati nyilvántartás (a továbbiakban: KÖZIGTAD) vezetését (a továbbiakban együtt: közszolgálati nyilvántartás), továbbá a köztisztviselő személyi iratainak és adatainak kezelését (a továbbiakban együtt: közszolgálati adatkezelés).
(3) E rendeletet a közszolgálati jogviszony megszűnése után, illetve az e jogviszony létesítésére irányuló előzetes eljárásokra is megfelelően alkalmazni kell.
2. § (1) A közszolgálati adatkezelés jogszerűségéért, a személyes adatok védelméért, valamint a Ktv. 62. §-ának (1) bekezdésében, 62/A. §-ban és 63. §-ának (4) bekezdésében előírt adatszolgáltatásokért felelős
a) a köztisztviselővel közszolgálati jogviszonyban álló közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, helyi önkormányzat képviselő-testületének polgármesteri hivatala esetén a jegyző (főjegyző), a megyei jogú város kerületi hivatala vezetője, a körjegyző;
b) a KÖZIGTAD kezelése, az abból történő adatszolgáltatás, valamint az ehhez kapcsolódó iratok kezelése tekintetében a belügyminiszter.
(2) Az (1) bekezdéstől eltérően a központi közigazgatási szerv, illetve területi szerve (a továbbiakban: irányító közigazgatási szerv) hivatali szervezetének vezetője látja el az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv (a továbbiakban: irányított közigazgatási szerv) köztisztviselője személyi anyagával, közszolgálati alapnyilvántartásával és - kivéve, ha jogszabály másként nem rendelkezik - egyéb személyi iratainak adatkezelésével, valamint a Ktv. 62. § (1) bekezdésben meghatározott adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, ha
a) az adatfeldolgozásra megállapodásban megbízást ad (a továbbiakban: megállapodás) az irányított közigazgatási szerv vezetője, és
b) mindkét közigazgatási szerv adatvédelmi szabályzata a megállapodásban foglaltak figyelembevételével rendelkezik az eltérő adatkezeléssel összefüggő adatvédelemről.
(3) Az adatfeldolgozást megalapozó intézkedéseket - kivéve, ha törvény másként nem rendelkezik - kizárólag az irányított szerv vezetője hozhatja meg.
(4) A megállapodást - megkötésétől számított 15 napon belül - az irányító szerv megküldi a belügyminiszternek, aki megvizsgálja tartalmának törvényességét, s jogszabálysértés esetén felhívja az érintett közigazgatási szervek hivatali szervezetének vezetőit a jogszabálysértő rendelkezések kijavítására. Ha a megállapodás megfelel a jogszabályi rendelkezéseknek, a belügyminiszter azt tudomásul veszi, amelyről tájékoztatja az érintett közigazgatási szervek hivatali szervezetének vezetőit, s megteszi a további szükséges intézkedéseket.
3. § (1) A közszolgálati nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat csak a 2. § (1) bekezdésének a) pontja szerinti vezető által e feladattal megbízott szervezeti egység vagy köztisztviselő (a továbbiakban: személyzeti szerv) láthatja el.
(2) A személyzeti szerv a közszolgálati adatkezelés során a nem nyilvános személyes adatokat csak törvényben meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett köztisztviselő erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, illetve adhatja át harmadik személynek.
(3) Az illetményszámfejtést végző szervnek csak azok az adatok továbbíthatók, amelyeket az illetményszámfejtő hely feladatait meghatározó jogszabályok a vonatkozó törvények alapján előírnak. Egyéb adatok továbbítását az illetményszámfejtést végző szerv nem kezdeményezheti. Az átadott adatok védelméért, kezelésük jogszerűségéért az illetményszámfejtést végző szerv vezetője a felelős.
4. § (1) A közigazgatási szerv, illetve a személyzeti szerv a köztisztviselő - írásbeli kérelmére - olyan adatait is kezelheti, amelyek átadására törvény a köztisztviselőt nem kötelezi, azonban ezen adatok csak a köztisztviselő által megjelölt célra használhatók fel, illetve csak írásbeli hozzájárulásával továbbíthatók más szerv részére.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatokat elkülönítetten kell kezelni, és az ezekben szereplő személyazonosító adatokat a köztisztviselő kérésére haladéktalanul törölni kell.
(3) Az (1) bekezdés alapján kezelt adatok személyazonosításra alkalmatlan módon statisztikai célra felhasználhatók, illetve ezekből adatszolgáltatás végezhető.
5. § (1) A személyzeti szerv köteles biztosítani, hogy a köztisztviselő a róla nyilvántartott adatokba és iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson.
(2) A köztisztviselő kérheti adatai helyesbítését, illetve kijavítását, melyet a személyzeti szerv köteles teljesíteni. A közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szerv által történt megváltoztatása alapján lehet kérni.
(3) A köztisztviselő jogosult megismerni, hogy a közszolgálati adatkezelés során adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében a személyzeti szerv adattovábbítási nyilvántartást vezet, melyet az adat kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni.

II. Fejezet

A személyi irat kezelése

6. § (1) Személyi irat minden - bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett - adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
(2) A személyi iratok köre:
a) a személyi anyag [Ktv. 64. § (1) bek.] iratai (a továbbiakban: személyzeti irat);
b) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok;
c) a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás stb.);
d) a köztisztviselő saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.
(3) Ha az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat nem a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szerv végzi, az illetményszámfejtéshez nélkülözhetetlen adatokat tartalmazó iratokat, valamint a (2) bekezdés c) és d) pontja szerinti iratokat az illetményszámfejtést végző szerv is - e rendeletben foglaltak figyelembevételével - kezelheti.
(4) A közszolgálati jogviszony létrehozásának elmaradása esetén az ezzel kapcsolatos döntést követő 8 napon belül vissza kell adni a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte.
7. § (1) A személyi iratokba - kivéve a köztisztviselői vagyonnyilatkozatot (a továbbiakban: vagyonnyilatkozat), illetve a (2) bekezdésben meghatározott személyi iratokat - az alábbi szervek és személyek jogosultak betekinteni:
a) a Ktv. 63. § (1) bekezdésében meghatározott személyek;
b) más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr stb.).
(2) A vagyonnyilatkozatba és a vagyonnyilatkozatban közölt adatokat, illetve az azokra vonatkozó adatokat tartalmazó személyi iratokba (a továbbiakban: vagyonnyilatkozati iratok) a Ktv. 22/A. § (13) bekezdésében meghatározott személyek célhoz kötötten jogosultak betekinteni.
(3) A vagyonnyilatkozati iratokba történő betekintést a vagyonnyilatkozathoz csatolt kísérő lapon kell dokumentálni a vagyonnyilatkozat tételéről, átadásáról, kezeléséről, az abban foglalt adatok védelméről, valamint a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatal szervezetéről, működéséről és az ellenőrzési eljárás lefolytatásáról szóló 114/2001. (VI. 29.) Korm. rendelet 8. §-a szerint.
8. § (1) A közigazgatási szervnél keletkezett személyi iratok kezelésének technikai szabályairól a közszolgálati adatvédelmi és az iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.
(2) A személyi iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni.
(3) A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja
a) közokirat vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata;
b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;
c) bíróság vagy más hatóság döntése;
d) jogszabályi rendelkezés;
e) a Ktv. 31/C. § (4) bekezdés szerinti miniszterelnöki intézkedés.
(4) A köztisztviselőhöz tartozó - a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő - személyi iratokat az egyéb személyi iratoktól fizikailag elkülönítetten, önálló iktatás szerint a közigazgatási szerven belül egy szervezeti egységnél, illetve az azzal megbízott ügyintézőnél egységesen kell kezelni.
(5) A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő személyi iratait - kivéve a köztisztviselőhöz tartozó, a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő személyi iratokat - az irattárban (központi) kell elhelyezni. A vagyonnyilatkozat tételével összefüggő személyi iratok a vagyonnyilatkozatra kötelezett köztisztviselő jogviszonyának, illetve vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége fennállásáig kezelhetőek, azt követően azokat haladéktalanul meg kell semmisíteni. A vagyonnyilatkozat kezelése szempontjából a Ktv. 22/A. § (16) bekezdése szerint kell eljárni, ha megszűnik a köztisztviselő vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége.
(6) A közszolgálati jogviszony létesítésekor a közigazgatási szerv összeállítja a köztisztviselő személyi anyagát, s azt e rendeletben meghatározottak szerint kezeli. Törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a Ktv. 64. § (1) bekezdésében felsorolt személyzeti iratokon kívül más irat nem tárolható. A személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni (személyi anyag). Az elhelyezett személyzeti iratokról tartalomjegyzéket (a továbbiakban: tartalomjegyzék) kell készíteni, amelyen a közigazgatási szerv dokumentálja az irat megnevezését, iktatószámát és keltezését. A tartalomjegyzékre azonnal rávezeti a változást.
(7) Határozott időre történő áthelyezés esetén - kivéve a Ktv. 31/C. § (4) bekezdésében említett határozott idejű áthelyezést (a továbbiakban: határozott idejű kötelező áthelyezés) - a kinevező közigazgatási szerv kezeli a köztisztviselő személyi anyagát. Az áthelyezést követően keletkező és a személyi anyag részét képező személyzeti iratot a személyi anyagban kell elhelyezni. Végleges áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagát a személyzeti iratokról készített átadási jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontjában - legkésőbb az áthelyezés időpontját követő munkanapon - meg kell küldeni az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szervnek, amely nyolc napon belül visszaigazolja azok átvételét. Határozott idejű kötelező áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagának kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha az áthelyezés végleges lenne.
(8) A személyi anyagot „Betekintési lap” (a továbbiakban: betekintési lap) kimutatással kell ellátni, amelyen dokumentálni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, jogszabályi alapját és időpontját.
(9) A közszolgálati jogviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot a közigazgatási szerv lezárja és a személyi anyagot irattározza. A személyi anyagot - kivéve, amelyet a Ktv. 64. § (3) bekezdése alapján átadtak - a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásáról és levéltárba helyezéséről a közigazgatási szerv iratkezelési szabályzatában és irattározási tervében kell rendelkezni.
(10) A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő egyéb személyi iratait - kivéve a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő személyi iratokat - az irattárban (központi) kell elhelyezni az irattározási terv szerint.

III. Fejezet

A közszolgálati alapnyilvántartás

9. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartás célja, hogy a köztisztviselő közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben keletkezett és azzal kapcsolatban álló adatait rendezetten tárolva és feldolgozva elősegítse a közszolgálati jogviszonyból eredő jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését.
(2) A közszolgálati alapnyilvántartást a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szervnél rendszeresített adatlapon a Ktv. 3. számú mellékletében meghatározott adattartalommal folyamatosan köteles a személyzeti szerv vezetni. A közszolgálati alapnyilvántartás vezetésének törvényességét a központi közigazgatási szervek esetében a belügyminiszter, az egyéb közigazgatási szervek esetében - a belügyminiszter koordinálásával - a székhely szerint illetékes közigazgatási hivatal vezetője ellenőrzi.
(3) Az adatlap személyzeti irat, amely a személyi anyag része és az erre vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.
10. § (1) A köztisztviselő az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról.
(2) A személyzeti szerv haladéktalanul köteles az adatlapra rávezetni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a 8. § (3) bekezdésében foglaltak szerint igazolt adatváltozásokat.
(3) A személyzeti szerv köteles gondoskodni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a hatályát vesztett fegyelmi büntetés teljes és végleges törléséről mind a számítógépes adatállományból, mind az alapnyilvántartás adatlapjáról.
11. § (1) Az adatlap, illetve az alapnyilvántartás hagyományosan vagy számítógépes módszerrel is vezethető. A belügyminiszter a számítógépes módszert kötelezően is elrendelheti, s meghatározhatja annak feltételeit.
(2) Ha a személyzeti szerv az alapnyilvántartást számítógépes módszerrel vezeti, a közszolgálati adatvédelmi szabályzatban meghatározott módon köteles gondoskodni a felvett adatok kimentéséről és tárolásáról.
(3) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartás esetén papír alapú adatlapot a 12. § (1) bekezdésében meghatározott esetek kivételével nem kell vezetni.
12. § (1) Számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a köztisztviselő
a) adatainak első alkalommal történő felvételekor;
b) áthelyezésekor;
c) közszolgálati jogviszonyának megszűnése esetén.
(2) A betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére is ki kell nyomtatni azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed.
(3) Az (1) és (2) bekezdés alapján készített iratokat személyzeti iratként kell kezelni.
13. § (1) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartásból - a 12. § (1) bekezdés b)-c) pontjaiban meghatározottak végrehajtása után - azonnal és véglegesen törölni kell a köztisztviselő személyazonosító adatait végleges áthelyezéskor - ideértve a határozott idejű kötelező áthelyezést is - vagy a közszolgálati jogviszony megszűnésekor.
(2) Statisztikai adatfeldolgozás vagy adatszolgáltatás céljából a személyazonosításra alkalmatlan adatok továbbra is felhasználhatók.
14. § Számítógépes módszerrel történő adatkezelés esetén - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - a közigazgatási szerv szabadon határozza meg a gépi adatfeldolgozás technológiáját. Az adatfeldolgozás módszerétől függetlenül az adott technológiával csak a Ktv.-ben, törvény felhatalmazása alapján jogszabályban és e rendeletben meghatározott adatok kezelhetők és attól eltérő célra nem használhatók fel, de a közigazgatási szerv saját céljaira a személyazonosításra alkalmatlan adatokat feldolgozhatja.
15. § A Ktv. 61. § (2) bekezdésében meghatározott nyilvános adatokat a közigazgatási szerv hivatalában az ügyfelek eligazítása, illetve a köztisztviselők azonosítása céljából erre alkalmas módon köteles közzétenni. Biztosítania kell továbbá, hogy a köztisztviselőkkel való hivatali kapcsolatfelvételhez szükséges egyéb adatok (hivatali telefonszámok) is hozzáférhetők legyenek. Ezen túlmenően a közigazgatási szerv a nyilvános adatokat a helyben szokásos módon is közzéteheti.
16. § (1) A közigazgatási szerv a köztisztviselő kinevezésének, végleges áthelyezésének - ideértve a határozott idejű kötelező áthelyezést is - időpontjában köteles a köztisztviselő számára közszolgálati alapnyilvántartási technikai azonosító kódot (a továbbiakban: technikai azonosító) megállapítani. A technikai azonosító a köztisztviselő azonosítását biztosító tizenegy számjegyből álló számsor. Az első hat számjegye a szervazonosító kód (a továbbiakban: szervazonosító), az utolsó öt számjegye a köztisztviselő egyéni azonosítására szolgáló, folyamatos és egyszer használható számsor (a továbbiakban: egyéni azonosító).
(2) A szervazonosítót a Belügyminisztérium állapítja meg a közigazgatási szerv központi közszolgálati nyilvántartásba első alkalommal történő 18. § (2) bekezdés szerinti bejelentkezésekor. A szervazonosítót a Belügyminisztérium három munkanapon belül a bejelentkező közigazgatási szervnek küldi meg. A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén az irányított szerv nyolc napon belül tájékoztatja az irányító szervet a szervazonosítójáról, illetve annak változásáról.
(3) A szervazonosítóról tájékoztatást
a) a Belügyminisztérium az érintett közigazgatási szervnek, a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatalnak az ellenőrzési eljárás keretében, valamint az adatvédelmi biztosnak,
b) a közigazgatási szerv - a 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén - az irányító szervnek, a jogutód közigazgatási szervének, a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatalnak az ellenőrzési eljárás keretében, az adatvédelmi biztosnak, illetve köztisztviselőjének
technikai azonosítójáról szóló igazolás keretén belül adhat.
(4) A (3) bekezdés szerint a közigazgatási szerv szervazonosítóját megismerni jogosultak a szervazonosítóról másnak tájékoztatást nem adhatnak.
(5) Az egyéni azonosítót - kivéve a (6) bekezdést - a munkáltató közigazgatási szerv állapítja meg. Érvényességi ideje a közszolgálati jogviszony megszűnéséig tart. A Ktv. 11. § (3) bekezdésében meghatározott esetben az egyéni azonosító érvényessége az utolsó hosszabbítás végéig tart, feltéve, hogy a közszolgálati jogviszony folyamatosan fennáll.
(6) A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén - az egyéni azonosítókhoz kapcsolódóan - a megállapodásban kell meghatározni az egyéni azonosítók
a) nyilvántartásának módját,
b) védelmét,
c) kezelésével összefüggő felelősség szabályait.
(7) Végleges áthelyezés, illetve határozott idejű kötelező áthelyezés esetén a technikai azonosító kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha a közszolgálati jogviszony megszűnt volna.
(8) A köztisztviselő a KÖZIGTAD-ban kezelt adatait a technikai azonosító segítségével ismerheti meg.
(9) A KÖZIGTAD-ban kezelt adatokba való betekintési jog gyakorlását a köztisztviselő az őt alkalmazó adatszolgáltatónál írásban kezdeményezheti.
(10) A betekintési jog gyakorlását igénylő köztisztviselő számára a 19. § (1)-(2) bekezdésekben meghatározott közigazgatási szerv köteles átadni a technikai azonosítót tartalmazó igazolást, amelynek alapján a Belügyminisztérium köteles lehetővé tenni a köztisztviselőről a KÖZIGTAD-ban nyilvántartott teljes adatkör személyes megtekintését.

IV. Fejezet

Központi közszolgálati nyilvántartás

17. § (1) A Belügyminisztérium a Ktv. 62. § (1) bekezdése alapján a törvény 4. számú melléklete szerinti adattartalommal - ideértve a Ktv. 62. § (2) bekezdése alapján átadott létszám- és illetményadatokat is - vezeti a KÖZIGTAD-ot a köztisztviselői életpálya előmeneteli és illetményrendszerének országos működéséhez, a közigazgatási szakemberképzés és továbbképzés koordinálásához, a Kormány közigazgatási tárgyú személyzetpolitikai döntéseinek megalapozásához szükséges, a köztisztviselői életpályával összefüggő adatok és elemzések, valamint a főtisztviselői karral kapcsolatos tájékoztatás, az európai integrációval összefüggő esetenkénti adatszolgáltatás, a köztisztviselői tartalékállomány információs bázisa működtetésének és a nyilvánosság tájékoztatásának biztosítása céljából.
(2) A belügyminiszter gondoskodik a KÖZIGTAD felállításáról; az adatok időszakos és folyamatos gyűjtéséről, feldolgozásáról, elemzéséről és a 23. §-ban szereplő adatszolgáltatások teljesítéséről, az adatvédelemről, valamint mindezek ellenőrzéséről és a számítógépes rendszer kifejlesztéséről, folyamatos működtetéséről, karbantartásáról, továbbfejlesztéséről.
18. § (1) A közigazgatási szerv, valamint a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerv - a belügyminiszter által meghatározott módon - évente a mellékletben meghatározott adattartalommal szeptember 1-jei állapotnak megfelelően szeptember 15-éig köteles bejelentkezni a KÖZIGTAD-ba.
(2) Közigazgatási szerv létrehozása esetén az (1) bekezdésben meghatározott bejelentési kötelezettséget az alapító okirat aláírásával vagy a létrehozásról szóló jogszabály kihirdetésével, illetve a képviselő-testületnek a létrehozásról rendelkező döntésével egy időben kell teljesíteni.
19. § (1) A KÖZIGTAD adatállományának kialakításához, karbantartásához és működéséhez szükséges adatszolgáltatást a közigazgatási szerv (a továbbiakban: adatszolgáltató) teljesíti az e rendeletben meghatározott módon.
(2) Adatszolgáltatónak minősül még a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerv a köztisztviselők tekintetében.
(3) Az adatszolgáltatás részletes technikai szabályait és teljesítésének határidejét a belügyminiszter rendelete határozza meg.
(4) Az adatszolgáltatás papír alapú vagy mágneses adathordozón, illetve - a technikai feltételektől függően - távadat-átviteli eszközön történhet. A mágneses adathordozót és annak technikai hátterét, valamint a távadatátviteli eszközt a Belügyminisztériummal előzetesen egyeztetni kell.
20. § (1) Az adatszolgáltatást a centrális alárendeltségű területi és helyi államigazgatási szerv, valamint a helyi önkormányzat képviselő-testületének hivatala, a körjegyzőség és a hatósági igazgatási társulás a székhelye szerint illetékes megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vezetője útján, az egyéb közigazgatási szervek pedig közvetlenül teljesítik a Belügyminisztériumhoz (a továbbiakban együtt: adatgyűjtő). Közigazgatási szerv létrehozása esetén a Belügyminisztérium a 16. § (2) bekezdésben meghatározott határidőn belül a szervazonosítóról szóló tájékoztatás keretében tájékoztatja az adatszolgáltatót, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesítenie.
(2) A 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén a Belügyminisztérium dönt arról, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesíteni. Erről a Belügyminisztérium a 2. § (3) bekezdésben meghatározott tudomásulvételhez kapcsolódóan tájékoztatja az adatszolgáltatót.
(3) A megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vezetője feladata:
a) a közszolgálati alapnyilvántartás folyamatos vezetésének ellenőrzése;
b) az adatszolgáltatás fogadása, ellenőrzése és továbbítása;
c) az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének ellenőrzése;
d) a KÖZIGTAD működésével kapcsolatos régión belüli koordinációs feladatok ellátása.
(4) A megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vezetője a (3) bekezdésben meghatározott feladatai során
a) ellenőrzi az alapnyilvántartás vezetésének folyamatosságát és törvényességét, valamint az adatszolgáltatás határidőre történő teljesítését;
b) ellenőrzi a közölt adatok teljességét és feldolgozhatóságát;
c) felhívja az adatszolgáltatót a feladat határidőben történő teljesítésére, illetve az általa vagy a Belügyminisztérium által észlelt hibák kijavítására.
21. § A KÖZIGTAD számítógépes rendszerében a feldolgozott adatokat tartalmazó adatállományokat személyi azonosításra alkalmatlan módon 30 évig meg kell őrizni, majd ezt követően meg kell semmisíteni.
22. § (1) A Ktv. 62. § (2) bekezdése alapján az Államháztartási Hivatal átadja a KÖZIGTAD számára
a) az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok [nem kormányzati központi szervek, államigazgatási szervek, helyi önkormányzat képviselő-testületének hivatala, hatósági igazgatási társulása, közterület-felügyelete, körjegyzőség, Ktv. 2. § b) pontja szerinti szervek], illetve közigazgatási szervek szerinti létszám- és illetményadatokat, valamint kereseti adatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban),
b) a helyi önkormányzat képviselő-testülete által megállapított illetményalap, illetménykiegészítés, vezetői pótlék, juttatás, továbbá a közigazgatási szerv jutalmazási adatait.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatok átadásával kapcsolatos feldolgozási és technikai szempontokról a Belügyminisztérium közvetlenül tájékoztatja az Államháztartási Hivatalt.
23. § (1) A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszeréből - külön jogszabályban meghatározott időponttól kezdődően - a (2)-(7) bekezdésben meghatározottak szerint adatszolgáltatást kell teljesíteni.
(2) Az országgyűlési döntést előkészítő illetékes kormányzati szervek, illetve országgyűlési bizottságok kérésére biztosítani kell a következő évi illetményalapnak és képzési költségeknek az állami költségvetésről szóló törvényben történő megállapításához, a kormányzati személyzetpolitikai döntések előkészítéséhez, nemzetközi szervezetek összehasonlító elemzéseihez, valamint a létszám- és bérgazdálkodással összefüggő döntések megalapozásához
a) az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok, illetve államigazgatási szervek szintje szerinti létszám- és illetményadatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban);
b) a következő évre tervezett képzés adatait;
c) a köztisztviselői állomány nemek, kor és képzettség szerinti összetételére vonatkozó adatokat;
d) a Miniszterelnöki Hivatal részére hivatalból és havonta a főtisztviselők közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatairól szóló tájékoztatást a Ktv. 4. számú mellékletében meghatározott adatkörök tekintetében.
(3) Az adatszolgáltatót az általa szolgáltatott adatokról évente összesítve, valamint besorolási osztály, fizetési fokozat és vezetői megbízás szerinti bontásban - tájékoztatni kell.
(4) Az országos közszolgálati érdekegyeztetés alanyait minden év első negyedévében tájékoztatni kell az előző évi országos összesítésű létszám- és illetményadatokról, besorolási osztályok és fizetési fokozatok, vezetői megbízások szerinti bontásban az illetményalap kialakításához szükséges egyeztetések céljából. Az országos közszolgálati érdekegyeztetésben résztvevő külön kérésére részletesebb összesítésű adatfeldolgozás is készíthető, azzal a feltétellel, hogy egyedi közigazgatási szervre vonatkozóan tájékoztatás nem adható.
(5) A köztisztviselői életpályával összefüggő adat a Ktv. 62. § (5) bekezdésének f) pontja szempontjából a (2) bekezdés a)-c) pontjaiban meghatározott adat.
(6) A feladata ellátása érdekében a közigazgatási szerv saját működési területére vonatkozóan tájékoztatást kérhet a köztisztviselők létszám- és illetményadatairól, feltéve, ha az a KÖZIGTAD más tájékoztatási kötelezettségének teljesítését nem hátráltatja.
(7) A nyilvánosság tájékoztatása céljából évente egy alkalommal a belügyminiszter által megállapított időpontban a közigazgatási hivatalok rendelkezésére kell bocsátani illetékességi körükre vonatkozóan a (2) bekezdés a)-c) pontjaiban meghatározott adatokat.

V. Fejezet

Vegyes rendelkezések

24. § A 18. § (1) bekezdésben meghatározott bejelentkezésen kívül 2002. évben március 1-jei állapotnak megfelelően e rendelet hatálybalépésétől számított 30 napon belül is teljesíteni kell a bejelentkezést.
25. § (1) A közigazgatási szerv a közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet módosításáról szóló 105/2001. (VI. 21.) Korm. rendelet 5. § (1) bekezdés alapján a közszolgálati jogviszonyban elhalasztott adatregisztrációt a (2)-(4) bekezdések szerint köteles pótolni.
(2) A 2001. július 1-je és e rendelet hatálybalépése között megszűnt közszolgálati jogviszony esetében
a) a köztisztviselő adatainak alapnyilvántartásba történő bevezetést nem kell pótolni,
b) a személyi anyagot és alapnyilvántartást a megszűnés időpontjának megfelelően le kell zárni,
c) a közszolgálati jogviszony megszűnéséről, illetve megszüntetéséről a KÖZIGTAD-ot értesíteni kell a külön útmutatás szerint.
(3) A 2001. július 1-jén és azt követően létesített közszolgálati jogviszony esetén a köztisztviselőről a közszolgálati alapnyilvántartást fel kell fektetni, és az elhalasztott adatregisztrációt e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül pótolni kell.
(4) A 2001. július 1-jét megelőzően létesített és folyamatosan fennálló közszolgálati jogviszony esetén a köztisztviselő adatainak elhalasztott regisztrációját az alapnyilvántartásban e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül kell pótolni.
26. § A közigazgatási szerveknek e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül kell módosítaniuk, illetve kiegészíteniük a közszolgálati adatvédelmi szabályzatot az e rendeletben foglaltak alapján.
27. § A belügyminiszter felhatalmazást kap arra, hogy rendeletben meghatározza
a) a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeit (mintaszabályzat), valamint az alapnyilvántartás adatlapját, a kötelezően alkalmazandó kategóriáit, adatstruktúráját,
b) a KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésének határidejét, a feladat ellátásának ellenőrzését és a kötelező kódrendszert (Üzemeltetési Szabályzat).
28. § (1) A rendelet - a (2) és a (3) bekezdések kivételével - 2002. március 1-jén lép hatályba. A (2) és a (3) bekezdésekben foglalt rendelkezések 2002. január 1-jén lépnek hatályba.
(2) A közigazgatási szerv közszolgálati alapnyilvántartásában a 2002. január 1. és március 1. között szükségessé váló adatregisztrációt 2002. március 1-jét követően kell elvégezni a 25. § (2)-(4) bekezdések szerint.
(3) A Ktv., valamint egyéb törvények módosításáról szóló 2001. évi XXXVI. törvény 107. §-a (1) bekezdésének hatálya alá tartozók személyi anyagát az irattárban kell elhelyezni. Az irattárban történő elhelyezésre vonatkozó rendelkezést 2002. január 1-jétől kell alkalmazni.
(4) A rendelet hatálybalépésével egy időben hatályát veszti a közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet, a közszolgálati irattározás egyes kérdéseiről szóló 143/1993. (X. 13.) Korm. rendelet, valamint a közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet módosításáról szóló 105/2001. (VI. 21.) Korm. rendelet.