7/2002. (III. 12.) BM rendelet

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről

A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 27. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeiről, az alapnyilvántartás adatlapjáról, kötelezően alkalmazandó kategóriáiról, adatstruktúrájáról, valamint a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás technikai szabályairól, teljesítésének határidejéről és a feladat ellátásának ellenőrzéséről a következőket rendelem el:
1. § (1) E rendelet hatálya - a (3) bekezdés kivételével - a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 1. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott szerveknél, valamint - törvényi rendelkezés alapján - az egyéb költségvetési szerveknél (a továbbiakban együtt: közigazgatási szerv) foglalkoztatott köztisztviselőre - ide nem értve a Ktv. 3. § (2) bekezdése szerint az Igazságügyi Minisztériumba beosztott bírót, illetve ügyészt, továbbá a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény értelmében átirányított (vezényelt) hivatásos személyeket - terjed ki.
(2) Az Állami Számvevőszékre, a Gazdasági Versenyhivatalra, a Közbeszerzések Tanácsára, valamint a Hírközlési Felügyeletre e rendelet szabályait a jogállásukra vonatkozó jogszabályok eltérő rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni.
(3) E rendelet 4. számú mellékletével kiadott „A köztisztviselői tartalékállomány információs rendszerének működési szabályzata” (a továbbiakban: MSZ) az annak első része I/1. pontjában meghatározott közigazgatási szervekre és köztisztviselőkre terjed ki.

A közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja

2. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartás [R. 9. § (2) bek.] adatlapjának tartalmát és formáját (szerkezetét) e rendelet 1. számú melléklete szerinti „Közszolgálati alapnyilvántartás adatlap”-ja (a továbbiakban: Adatlap) tartalmazza.
(2) A közigazgatási szerveknek a központi közszolgálati nyilvántartás [R. 17. § (1) bek.] részére történő adatszolgáltatás adatait az Adatlapnak az erre szolgáló oldalain, azok szerkezetének megfelelően, az e rendelet 2. számú mellékletével kiadott „Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata” (a továbbiakban: ÜSZ), valamint a közvetlenül megküldésre kerülő „Kitöltési Útmutató” (a továbbiakban: Útmutató) és a „Kötelező Kódrendszer” (a továbbiakban: Kódrendszer) figyelembevételével kell vezetniük.
(3) Az Adatlapnak azokat az oldalait, amelyek nem tartoznak a (2) bekezdés hatálya alá, az 1. számú mellékletben meghatározott adattartalommal kell vezetni, de annak szerkezetét eltérően is ki lehet alakítani.
3. § (1) A közigazgatási szerv által számítógéppel vezetett alap-nyilvántartási rendszer adattartalmának teljes egészében meg kell felelnie az Adatlap tartalmi követelményeinek, továbbá az így kezelt adatok feldolgozásával kinyomtatott iratnak az R. 12. § (1) és (2) bekezdéseiben foglalt esetekben azonosnak kell lennie az Adatlap megfelelő oldalával.
(2) Ha a közigazgatási szerv a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatást mágneslemezen vagy távadatátviteli eszközön keresztül továbbítja, azt az ÜSZ 2. függelékében megadott állományformátum alkalmazásával kell teljesítenie.
4. § (1) Adatlapot kell kitölteni annak a köztisztviselőnek az adatairól, aki
a) határozott vagy határozatlan időre kinevezett;
b) teljes, illetve nem teljes munkaidőben foglalkoztatott;
c) nyugdíjasként foglalkoztatott.
(2) Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony - Ktv. 21. §-a (2) és (4) bekezdéseinek figyelembevételével történő - létesítése, valamint határozott idejű áthelyezés és kirendelés esetén az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni.
(3) Az Adatlap első alkalommal történő kitöltésekor, illetve számítógépes nyilvántartás esetén annak kinyomtatott példányán az érintett köztisztviselő aláírásával igazolja, hogy a felvett adatok a valóságnak megfelelnek.

Központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás szabályai

5. § (1) A Belügyminisztérium a központi közszolgálati nyilvántartást (a továbbiakban: KÖZIGTAD) és a szervazonosító kódot a közigazgatási szerv bejelentkezése alapján alakítja ki. A KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás szempontjából - kivéve az R. 2. § (2) bekezdésében meghatározott megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) esetét - az a közigazgatási szerv minősül adatszolgáltatónak, amelyet a Belügyminisztérium saját szervazonosító kóddal lát el. Megállapodás esetén a közigazgatási szerv irányító, felügyelő, ellenőrző szerve (a továbbiakban: irányító szerv) végzi az adatszolgáltatást. Ha megállapodás rendezi a KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, az irányító szerv az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv szervazonosító kódján teljesíti az adatszolgáltatást. A megállapodás módosítása, illetve megszűnése esetén az R. 2. § (4) bekezdése szerint kell eljárni.
(2) A szervazonosító kódot a Belügyminisztérium a közigazgatási szerv bejelentkezését követően állapítja meg, amit a közigazgatási szervnek közvetlenül küld meg.
(3) A közigazgatási szervnek a közszolgálati alapnyilvántartásnak a Ktv. 4. számú mellékletében meghatározott alapadatairól és azok változásairól minden évben szeptember 15-étől október 31-éig kell adatszolgáltatást teljesítenie a szeptember 1-jei állapotnak megfelelően. A KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésének határidejét az ÜSZ tartalmazza.
6. § (1) Ha a közigazgatási szerv - az R. melléklete szerinti - adataiban változás történik, az adatszolgáltató köteles arról a változást követő harminc napon belül a Belügyminisztériumot tájékoztatni.
(2) A közigazgatási szerv megszűnése esetén a jogutód közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, jogutód nélküli megszűnés esetén - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - a megszűnő közigazgatási szerv felügyeleti szervének vezetője a megszűnést követő 30 napon belül köteles a megszűnés tényét a Belügyminisztériumnak bejelenteni (kijelentkezés).
7. § A köztisztviselők tartalékállományba helyezésével és az üres állások, valamint a pályázati felhívások nyilvános közzétételével összefüggő feladatok szakmai, technikai szabályait és teljesítési határidőit az e rendelet 4. számú mellékletét képező szabályzat tartalmazza.

Kiemelt Főtisztviselői Kar Közszolgálati Nyilvántartása

8. § (1) A KÖZIGTAD elkülönített alrendszereként [Ktv. 63. § (4) bek.] működik a kiemelt főtisztviselői kar név szerinti nyilvántartása (a továbbiakban: FŐTISZTAD).
(2) A Ktv. 63. § (4) bekezdése alapján az adatszolgáltató a főtisztviselők adatairól és azok változásáról a 9. § (2)-(5) bekezdésekben meghatározottak szerint folyamatos adatszolgáltatást végez a FŐTISZTAD számára.
9. § (1) A főtisztviselői kinevezésről, a kinevezés megszűnéséről a Kormányzati Személyzeti Igazgatási Központ 8 napon belül írásban tájékoztatja az alkalmazó közigazgatási szervet, valamint a FŐTISZTAD-ot. A tájékoztatás a főtisztviselő nevét, születési idejét és munkáltatójának megnevezését tartalmazza.
(2) Az alkalmazó közigazgatási szerv a főtisztviselői kinevezésről való tudomásszerzéstől számított 8 napon belül közvetlenül megküldi a FŐTISZTAD részére a közszolgálati alapnyilvántartás KF jelű Adatlapját az 5. § (3) bekezdésben meghatározott adatokat tartalmazó aktuális Adatlap oldalakkal együtt.
(3) Ha a főtisztviselő a (2) bekezdésben meghatározott adataiban változás következik be, az alkalmazó közigazgatási szerv a változásokról 8 napon belül közvetlenül tájékoztatja a FŐTISZTAD-ot az ÜSZ-ben meghatározottak szerint.
(4) Főtisztviselő áthelyezése [Ktv. 31/C. § (4) bek.] esetén az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szerv a (2) bekezdésben meghatározottak szerint jár el. Az a közigazgatási szerv, ahonnan a főtisztviselőt áthelyezik 8 napon belül közvetlenül megküldi a FŐTISZTAD részére a közszolgálati alapnyilvántartás JV jelű Adatlapját.
(5) A főtisztviselői kinevezés megszűnése esetén a FŐTISZTAD a hozzá beérkezett KF jelű Adatlap feldolgozását követően a főtisztviselő adatait haladéktalanul törli számítógépes nyilvántartásából, egyidejűleg intézkedik az iratok fizikai megsemmisítésére.
(6) A (2)-(5) bekezdésekben meghatározottak szerint megküldött adatokat szeptember 1-jei állapotnak megfelelően a FŐTISZTAD szeptember 15-éig átadja a KÖZIGTAD részére is.

A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat

10. § (1) A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket és biztosítékokat, amelyek a helyi sajátosságokra figyelemmel biztosítják az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok kialakítását.
(2) A Szabályzat hatályának ki kell terjednie a közigazgatási szervnél a közszolgálati nyilvántartással és a hozzá kapcsolódó iratok, valamint a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos elkülönített iratok jogszabályszerű kezelésével összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra.
(3) A Szabályzatban meg kell határozni azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és védelmi intézkedéseket, amelyek az adott közigazgatási szervnél biztosítják a közszolgálati nyilvántartásra és a személyi iratokra vonatkozó általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok végrehajtását.
(4) A Szabályzatban rendelkezni kell különösen
a) a közszolgálati jogviszonyban állók adatainak, valamint a vagyonnyilatkozati iratoknak az adatvédelmi követelményeknek megfelelő gyűjtéséről, feldolgozásáról, felhasználásáról, továbbításáról;
b) a kiemelt főtisztviselő adatainak kezeléséről, továbbításáról;
c) a köztisztviselő saját adataival történő rendelkezési joga biztosításáról;
d) az R. 2. § (2) bekezdése szerinti megbízás esetén annak szabályairól;
e) az adatszolgáltatással összefüggő iratok, javítások, adatbevitelt igazoló nyugta adatvédelméről, kezeléséről;
f) az érintett köztisztviselő adatbetekintési és adathelyesbítési joga gyakorlásának módjáról;
g) a Ktv. 63. § (1) bekezdésének a)-k) pontjaiban feljogosított személyek betekintési (adatigénylési) joga gyakorlásának módjáról és annak nyilvántartásáról (naplózás), valamint harmadik személy részére történő adattovábbításról;
h) a közszolgálati nyilvántartást és a személyi iratokat kezelő köztisztviselők feladatairól, adat-hozzáférési jogosultságuk terjedelméről és felelősségükről;
i) a jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának eszközeiről;
j) az információrendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módjáról.
(5) A Szabályzatnak tartalmaznia kell a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes rendszere biztonságos üzemelésének szabályait.
(6) A Szabályzatot az e rendelet 3. számú mellékletével kiadott Mintaszabályzat figyelembevételével kell elkészíteni (R. 26. §).

Vegyes rendelkezések

11. § (1) Az R. 25. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott értesítést a JV jelű Adatlap oldal közvetlen megküldésével kell teljesíteni a Belügyminisztériumhoz 2002. március 31-éig. A 2001. évre vonatkozó D jelű Adatlap oldal megküldésére az 5. § (3) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.
(2) Az 5. § (3) bekezdésében meghatározott adatszolgáltatást 2002-ben a köztisztviselő valamennyi Adatlap oldalára vonatkozóan teljesíteni kell, függetlenül attól, hogy az tartalmaz-e változást.
12. § (1) A KÖZIGTAD Kódrendszerét és Útmutatóját az adatszolgáltató közigazgatási szervek részére a Belügyminisztérium közvetlenül küldi meg, és egyidejűleg a hivatalos közlönyében közzéteszi.
(2) A Kódrendszer és az Útmutató karbantartásáról és annak az adatszolgáltatókhoz a (2) bekezdésben meghatározott módon történő eljuttatásáról a Belügyminisztérium szükség szerint gondoskodik.
(3) A közszolgálati alapnyilvántartáshoz szükséges Adatlapot a Belügyminisztérium biztosítja.
(4) E rendelet 9. § (1) bekezdésében foglalt tájékoztatási kötelezettséget a főtisztviselői kinevezésről első alkalommal 2002. március 31-ig kell teljesíteni.
(5) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet, továbbá a módosításáról szóló 7/1996. (III. 20.) BM rendelet, 42/1997. (VIII. 1.) BM rendelet, 4/1998. (II. 4.) BM rendelet, 7/1999. (III. 24.) BM rendelet, 10/2001. (VI. 21.) BM rendelet a hatályát veszti.