179/2004. (V. 26.) Korm. rendelet

a Schengen Alap felhasználásának pénzügyi tervezési, lebonyolítási és ellenőrzési rendjének kialakításáról

A Kormány az Európai Közösségek Schengen Alap támogatásának leghatékonyabb módon történő felhasználása érdekében az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénnyel (a továbbiakban: Áht.), az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénnyel (a továbbiakban: Számviteli tv.), a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalról (a továbbiakban: KEHI) szóló 70/2004. (IV. 15.) Korm. rendelettel, a Nemzeti Fejlesztési Hivatalról (a továbbiakban: NFH) szóló 196/2003. (XI. 28.) Korm. rendelettel, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelettel, az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról szóló 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelettel, a Miniszterelnöki Hivatalról szóló 148/2002. (VII. 1.) Korm. rendelettel, az európai integrációs ügyek koordinációjáért felelős tárca nélküli miniszter feladat- és hatásköréről szóló 70/2003. (V. 19.) Korm. rendelettel, a kincstári elszámolások beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 240/2003. (XII. 17.) Korm. rendelettel, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelettel összhangban az alábbi rendeletet alkotja:

I. Fejezet

A RENDELET HATÁLYA

1. § E rendelet hatálya a Schengen Alap támogatás felhasználásának pénzügyi tervezésében, lebonyolításában, ellenőrzésében résztvevő központi költségvetési szervekre, valamint a felügyeletük alá tartozó költségvetési szervekre, illetve egyéb, a Schengen Alap támogatás felhasználásában érintett szervezetekre terjed ki.

Értelmező rendelkezések

2. § E rendelet alkalmazásában
1. Schengen Alap támogatás: olyan támogatási eszköz, amely a 2004. május 1-jén az Európai Unióhoz csatlakozó új tagállamok beilleszkedését segíti elő a schengeni vívmányok alkalmazására történő felkészülésben, különös tekintettel a külső határok ellenőrzésére;
2. felelős hatóság: feladatait a NFH látja el, amely felelős a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok teljes körű megvalósításáért;
3. Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység (a továbbiakban: KPSZE): a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok pénzügyi és adminisztratív lebonyolítására kijelölt szervezeti egység, amely a szakmai közreműködő szervezetekkel együttműködve ellátja a támogatások felhasználásával összefüggő közbeszerzési eljárások lebonyolítását, továbbá a szerződéskötési, nyilvántartási és egyéb pénzügyi adminisztrációs feladatokat;
4. szakmai közreműködő szervezetek: feladataikat a Belügyminisztérium EU Integrációs Hivatala, a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium Segélykoordinációs és Finanszírozási Főosztálya és a Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnokságának Integrációs Hivatala látja el, amelyek felelősek a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok tervezéséért, előkészítésért, szakmai és a technikai megvalósításáért, nyomon követéséért és ezen feladatokkal kapcsolatos szervezeten belüli belső koordináció végzéséért;
5. Schengen Alap Tárcaközi Bizottság (a továbbiakban: SATB): a Belügyminisztérium vezetésével működő, egyeztető és jóváhagyó szakmai tárcaközi bizottság;
6. delegálási megállapodás: a felelős hatóság és a KPSZE között létrejött a fejlesztési feladatok pénzügyi megvalósítására vonatkozó kétoldalú írásbeli kötelezettségvállalás;
7. együttműködési megállapodás: a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek között - a fejlesztési feladatok megvalósítására vonatkozó - ezen jogszabály alapján az együttműködés rendjét és a feladatköröket meghatározó dokumentum;
8. szállító: olyan természetes vagy jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, amely a megrendelés teljesítéséért felelős;
9. szállítói szerződés: a delegálási és együttműködési megállapodás értelmében a KPSZE-nek - minden fejlesztési feladatra vonatkozóan - a szakmai közreműködő szervezet, mint harmadik fél javára a szállítóval kötött szerződése;
10. ellenőrzés tűrési kötelezettség: betekintés és hozzáférés biztosítása a nyilvántartási, adatszolgáltatási és működési rendszerbe, lehetővé téve azt, hogy az arra felhatalmazott ellenőrök a támogatás felhasználására vonatkozó valamennyi információt megszerezhessék, és azok valódiságáról meggyőződhessenek;
11. ellenőr: az Európai Bizottság és az Európai Számvevőszék által megbízott természetes vagy jogi személy, valamint a felelős hatóság, KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek vagy azok felügyeleti szerve, illetve az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) vagy a KEHI által megbízott olyan természetes vagy jogi személy, aki vagy amely a vonatkozó ellenőrzési jogszabályokban rögzített feltételeknek megfelel;
12. „négy szem elve”: minden végrehajtási és pénzügyi tranzakció engedélyezését megelőzően az adott feladatot ellátó személy munkáját egy másik személy teljeskörűen felülvizsgálja, beleértve az ellenőrzési listák és a kitöltési útmutatók alkalmazását is;
13. szabálytalanság: a Schengen Alap támogatás felhasználása során a vonatkozó nemzetközi szerződésekben és a hazai jogszabályokban foglalt előírások, illetve a szállítói szerződésben vállalt kötelezettségek megsértése, amelyek eredményeképpen az Európai Közösségek vagy a Magyar Köztársaság pénzügyi érdekei sérülnek;
14. fejlesztési feladat: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező fejlesztési elképzelés;
15. tervezési körirat: a költségvetési törvényjavaslat (a központi költségvetés, az elkülönített állami pénzalapok és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai) Kormány, illetve Országgyűlés elé terjesztési kötelezettségének teljesítése érdekében a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: PM) által kiadott, a meghatározott év(ek) költségvetési tervezési feladatait, a költségvetési javaslat kidolgozásának és összeállításának szempontjait tartalmazó összefoglaló tájékoztató;
16. Országos Támogatási Monitoring Rendszer: az államháztartás pénzügyi információs rendszerébe illeszkedő, a Magyar Államkincstárban (a továbbiakban: Kincstár) működő integrált nyilvántartási rendszer;
17. Indikatív Program: a Magyar Köztársaság által kidolgozott dokumentum, amely tartalmazza a megvalósítandó hároméves célkitűzéseket és intézkedéseket, a részletes fejlesztési feladatokat és azok hazai, illetve közösségi pénzügyi forrásait;
18. Pénzügyi Döntés: az Európai Bizottság a 2004-2006 közötti időszakban valamennyi évre vonatkozóan elfogad egy Pénzügyi Döntést a beküldött indikatív tervek és az abban foglalt megvalósításra vonatkozó feltételek, elvárások alapján, amely döntésről tájékoztatja a felelős hatóságot;
19. hazai társfinanszírozás: a szakmai lebonyolításért felelős fejezet költségvetésében biztosított központi költségvetési támogatás, amely a Schengen Alap támogatásból finanszírozott eszközfejlesztési feladatok esetén áfa kifizetésére, illetve létszámfejlesztési feladatok megvalósítása esetén járulék megfizetésére használható;
20. Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzési Tárcaközi Bizottság (a továbbiakban: ÁBPE Tárcaközi Bizottság): a Schengen Alap támogatás felhasználása esetén az ellenőrzési rendszer kialakításával és működtetésével összefüggő koordinációs és konzultatív feladatokat ellátó tárcaközi bizottság;
21. szakmai projektfelelős: a szakmai közreműködő szervezet vezetője, illetve a szakmai közreműködő szervezet felügyeletét ellátó személy.

II. Fejezet

A SCHENGEN ALAP TÁMOGATÁS INTÉZMÉNYEI

Felelős hatóság

3. § A felelős hatóság a fő kapcsolattartó a Schengen Alap támogatással kapcsolatos kérdésekben az Európai Bizottsággal.
4. § A felelős hátóság feladatainak ellátása az NFH szervezeti keretei közt történik.
5. § A felelős hatóság vezetője a Kormány által kinevezett legalább helyettes államtitkári beosztású vezető tisztviselő.
6. § A felelős hatóság feladatai a következők:
a) a Schengen Alap támogatás kezelésére vonatkozó szabályok és eljárások betartásának felügyelete,
b) dönt az indikatív célkitűzések, fejlesztési feladatok és azok költségvetését rögzítő dokumentumok továbbításáról az Európai Bizottság részére,
c) a támogatás felhasználásáról a végső elszámolás, valamint a végső elszámolást alátámasztó igazolás benyújtása az Európai Bizottság felé,
d) a pénzügyi jelentési rendszer folyamatos és hatékony működésének biztosítása és felügyelete,
e) a Schengen Alap támogatás euró és a hazai társfinanszírozás forint bankszámláival kapcsolatos Európai Bizottság felé történő egyeztetési, jelentési és elszámolási feladatok ellátása,
f) a végső elszámoláskor a fel nem használt, valamint a végrehajtás során jogosulatlanul vagy szabálytalanul felhasznált Schengen Alap támogatás Európai Bizottságnak történő visszautalásának kezdeményezése,
g) a monitoring rendszer működtetése,
h) a KPSZE által készített éves pénzügy jelentések megküldése az Európai Bizottság részére.
7. § A felelős hatóság felel a lebonyolításban érintett intézmények felkészültségéről, valamint a kialakított lebonyolítási és ellenőrzési rendszerekről az Európai Bizottságnak történő beszámolásért, továbbá meggyőződik arról, hogy a közreműködő intézményrendszer a közösségi és hazai előírásoknak megfelel.
8. § A felelős hatóság a 6. §-ban előírt feladatainak ellátása érdekében:
a) delegálási megállapodás köt a fejlesztési feladatok pénzügyi megvalósítására vonatkozóan a KPSZE-vel felelősségi-, és hatásköre, jelentéstételi kötelezettsége meghatározásáról,
b) jogosult a szakmai és pénzügyi lebonyolításra, hazai társfinanszírozásra, szabálytalanságokra vonatkozó adatok, dokumentumok és bizonylatok bekérésére, valamint kiegészítő információk kérésére a lebonyolításban érintett szervektől,
c) jogosult a szakmai és pénzügyi lebonyolításra vonatkozó eljárások, adatok, dokumentumok és bizonylatok ellenőrzésére a lebonyolításban érintett szerveknél,
d) a véglegesítést megelőzően véleményezi a lebonyolításban érintett szervek eljárásrendjét a pénzügyi lebonyolításra, a számviteli nyilvántartásra, valamint az alkalmazott ellenőrzési és irányítási rendszerekre vonatkozóan.
9. § A felelős hatóság saját hatáskörben köteles ellátni a következő feladatokat:
a) a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok egyéb uniós támogatásokkal való összehangolása és monitoringja,
b) kapcsolattartás az Európai Bizottsággal,
c) a végső elszámolás továbbítása az igazolás kiállítása érdekében az arra kijelölt szerv felé,
d) a végső elszámolás és az igazolás továbbítása az Európai Bizottság felé.
10. § A felelős hatóság a pénzügyi adminisztrációs és számviteli feladatait a KPSZE-re ruházza át a végső felelősség megtartása mellett. A felelős hatóság felelős a delegált feladatok ellátásának ellenőrzéséért, az erre vonatkozó szabályozás és írott eljárásrendek kialakításáért.
11. § A felelős hatóság a fejlesztési feladatok szakmai és technikai megvalósításával és nyomon követésével kapcsolatos feladatait szakmai közreműködő szervezetekkel együttműködve látja el.

Schengen Alap Tárcaközi Bizottság

12. § A felelős hatóság a 6. §-ban előírt feladatainak ellátása érdekében kezdeményezheti a SATB azonnali összehívását, annak érdekében, hogy
a) az előkészítő munkálatok helyzetéről, annak bármelyik szakaszában jelentést kérjen a lebonyolításban érintett szervektől,
b) az előkészítő munkálatokkal összefüggésben elkészült dokumentumokat bekérje, megvitassa és véleményezze.
13. § (1) A SATB az alábbi feladatokat látja el:
a) a szakmai közreműködő szervezetek által kidolgozott fejlesztési tervek megvitatása, jóváhagyása;
b) a felelős hatóság által az Európai Bizottság részére továbbítandó indikatív célkitűzések, fejlesztési feladatok és azok költségvetését rögzítő dokumentumok szakmai egyeztetése, megvitatása, elfogadása;
c) a Schengen Alap támogatás fogadásával kapcsolatos valamennyi technikai, előkészítő intézkedés egyeztetése, javaslatok megfogalmazása, az ezekkel kapcsolatos döntések jóváhagyása;
d) figyelemmel kíséri a Schengen Alap támogatás megvalósításával kapcsolatos tervező és végrehajtó munkát.

Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység

14. § A KPSZE feladatköre a Schengen Alap támogatás vonatkozásában az alábbiakra terjed ki:
a) funkcionálisan független belső ellenőrzési egység működtetése,
b) a fejlesztési feladatok lebonyolítása során olyan irányítási és ellenőrzési rendszerek működtetése, amelyek lehetővé teszik a közbeszerzési és kifizetési folyamatok megalapozottságát, szabályszerűségét és hatékonyságát,
c) közbeszerzési eljárásoknak a közösségi előírásokkal összhangban lévő, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény rendelkezései szerinti megvalósítása,
d) a delegálási megállapodás értelmében szállítói szerződések megkötése a szakmai közreműködő szervezet, mint harmadik fél javára a szállítókkal minden fejlesztési feladatra vonatkozóan,
e) a Schengen Alap támogatás fogadása és továbbítása a Kincstár által vezetett bankszámlák rendszerén keresztül a szállítók felé,
f) a kifizetések szabályszerűségének biztosítása,
g) a felelős hatóság kezdeményezésére a Schengen Alap támogatás jogosulatlan vagy szabálytalan utalásából, felhasználásából vagy fel nem használásából eredő összegek Európai Bizottság részére történő visszautalásának biztosítása,
h) megfelelő nyilvántartási, jelentési és adatszolgáltatási rendszer működtetése a szakmai lebonyolítás minden szintjén, valamint az ezekre épülő jelentések és adatszolgáltatás biztosítása a felelős hatóság felé,
i) naprakész nyilvántartás vezetése kettős könyvvitel rendszerében, valamint ezek alapján éves pénzügyi jelentés készítése a felelős hatóság részére.

Szakmai közreműködő szervezetek

15. § A szakmai közreműködő szervezet felügyeletét gyakorló miniszter feladata a szakmai közreműködő szervezet hatáskörébe tartozó feladatok ellátásához szükséges feltételek biztosítása, különös tekintettel:
a) a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok éves költségvetési tervezésére, valamint
b) a szakmai közreműködő szervezetek működési, humánerőforrás és technikai fejlesztési feltételeire.
16. § A szakmai közreműködő feladatokat ellátó szervezetek felelősségi, feladat- és hatáskörét, valamint végrehajtási folyamatait írott eljárásrend szabályozza, különös tekintettel:
a) az egyértelmű szervezeti és személyi felelősség- és hatáskörök meghatározására,
b) a hatáskörök elválasztására,
c) a megfelelő ellenőrzési rendszerek kiépítésére,
d) a pénzügyi lebonyolítási, elszámolási és jelentési rendszerre,
e) a belső ellenőrzési tevékenységre,
f) a számviteli nyilvántartások vezetésére,
g) a közbeszerzési eljárásokra,
h) a monitoringra, valamint
i) a szabálytalanságok kezelésére.
17. § (1) A Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok végrehajtása során a fejlesztési feladatok szakmai lebonyolítását a szakmai projektfelelős végzi. A szakmai projektfelelős vezető beosztású tisztviselő, akit a fejlesztési feladat szakmai lebonyolításáért felelős miniszter, illetve az általa kijelölt személy nevez ki.
(2) Ezen jogszabály szerint a KPSZE vezetője és a szakmai projektfelelős közötti felelősség megosztását, valamint a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezet közötti feladatkör megosztását a lebonyolítás tekintetében részletes írásbeli megállapodás szabályozza.
(3) A szakmai projektfelelős felelősségi körébe tartozik:
a) Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok szakmai és költségvetési tervezésének előkészítése,
b) a fejlesztési feladatok technikai megvalósítása és nyomon követése,
c) a KPSZE tevékenységéhez szükséges pénzügyi és jelentési dokumentumok elkészítése,
d) a feladatfinanszírozási okmányok időben történő előkészítése: a költségvetési törvényi sorral összefüggően egy Feladatismertető és az Indikatív Programban önálló részfeladatként meghatározott szakmai célok megvalósítóinak vonatkozásában Feladatfinanszírozási engedélyokiratok elkészítése és jóváhagyása,
e) a közbeszerzési eljárás kiírására, a szerződéskötést megelőző tárgyalásokra és szerződéskötésre vonatkozó szakmai igények, illetve dokumentumok előterjesztése a KPSZE felé, valamint
f) a költségek elszámolhatóságának ellenőrzése, a teljesítés igazolása,
g) a kifizetéshez szükséges bizonylatok (az igazolt számla hitelesített másolata, aláírt és lepecsételt devizaátutalási megbízás, továbbá kiegészítő szelvény, valamint forintban történő kifizetés esetén aláírt és lepecsételt PF-1 átutalási megbízás) elkészítése és továbbítása a KPSZE részére.

III. Fejezet

A PROGRAM KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉSE

18. § A fejlesztési feladatok központi költségvetési támogatásait és bevételeit (beleértve az előre nem látható, a visszafizetéshez szükséges, illetve az árfolyam-különbözet fedezésére szolgáló összegeket) az Áht. és a végrehajtásáról rendelkező jogszabályok, a mindenkori költségvetési törvény, illetve a tervezési körirat előírásai szerint kell megtervezni.
19. § A felelős hatóság a fejlesztési feladatok előkészítése, valamint végrehajtása folyamán meggyőződik arról, hogy a fejlesztési feladatok finanszírozását szolgáló hazai központi költségvetési források e rendeletben, valamint a Schengen Alap támogatásból finanszírozott indikatív fejlesztési javaslatokban meghatározott időpontokban rendelkezésre fognak állni.
20. § A Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési javaslatokat a szakmai lebonyolításért felelős fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője által ellenjegyzett, a központi költségvetést terhelő hazai társfinanszírozásra vonatkozó kötelezettségvállalási nyilatkozattal együtt kell benyújtani. A felelős hatóság csak olyan fejlesztési javaslatokat küldhet meg az Európai Bizottság részére, amelyeket a SATB jóváhagyott, és amelyekre vonatkozóan a nyilatkozat rendelkezésre áll.
21. § Adott fejlesztési feladat szakmai lebonyolításáért felelős fejezet tervezi meg a költségvetési tervében a hazai társfinanszírozási összegeket a felelős hatósággal egyeztetett finanszírozási terv alapján. A fejezet a költségvetési tervében biztosítja, hogy adott fejlesztési feladat hazai társfinanszírozási kötelezettségeit prioritásként kezeli, mely nem jelenthet a fejezet számára a tervezési köriratban megadott kereteken túli pótlólagos finanszírozási igényt.

IV. Fejezet

VÉGREHAJTÁSI SZABÁLYOK

Pénzügyi lebonyolítás

22. § (1) Az összes jóváhagyott, az Európai Bizottság által évente egy összegben átutalt Schengen Alap támogatás fogadása a KPSZE által a Kincstárban nyitott - normál piaci feltételek mellett - kamatozó, euróban vezetett bankszámlán történik.
(2) A Schengen Alap támogatáshoz kapcsolódó hazai társfinanszírozás biztosítása a Kincstárban fejezetenként nyitott - forintban vezetett - feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámlára (a továbbiakban: FEFK-számla) történik. A FEFK-számla szükség szerinti megnyitásáért a fejezetek felelősek. Adott fejlesztési feladat hazai társfinanszírozását biztosító feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámlán kerül fedezésre, valamint elszámolásra a hazai társfinanszírozás összege.
(3) A (2) bekezdésben említett FEFK-számlák Schengen Alap támogatással kapcsolatos pénzügyi műveleteket alátámasztó valamennyi számlakivonatát, számlaforgalmi kimutatását a fejezet köteles a KPSZE rendelkezésére bocsátani.
(4) Az (1) és (2) bekezdésben említett bankszámlák vezetésével kapcsolatos forgalmi jutalék elszámolása közvetlenül a Központi költségvetés terhére történik a Pénzügyminisztérium fejezet, Egyéb költségvetési kiadások cím, Vegyes kiadások alcím terhére.
23. § A Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok pénzügyi lebonyolítására - az Ámr. 70-77. §-aiban foglalt - feladatfinanszírozás szabályait kell alkalmazni. Amennyiben az Európai Bizottság által támogatott fejlesztési feladatok között az Európai Bizottság jóváhagyásával átcsoportosításra kerül sor, akkor a fejezet(ek) a felelős hatóság tájékoztatása alapján köteles(ek) a feladatfinanszírozási okmányokban a bekövetkezett változásokat átvezetni.
24. § A KPSZE
a) megnyitja és rendelkezik a Schengen Alap támogatás kamatozó, euróban vezetett bankszámlája felett,
b) gondoskodik a szakmai közreműködő szervezetek által benyújtott kifizetésekhez szükséges dokumentumok ellenőrzését és jóváhagyását követően az igényelt Schengen Alap támogatás átutalásának indításáról (devizában történő kifizetés esetén közvetlenül a szállító javára, forintban történő kifizetés esetén az adott fejezet FEFK-számlája javára),
c) felelős a Schengen Alap támogatás felhasználásának elszámolásáért a felelős hatóság felé.
25. § A szakmai közreműködő szervezet
a) rendelkezik a saját hatáskörükbe tartozó fejlesztési feladatok hazai társfinanszírozását biztosító FEFK-számla felett,
b) a szakmai közreműködő szervezet nevére kiállított szállító által benyújtott számlák kifizetéséhez szükséges bizonylatokat (szakmai projektfelelős által igazolt számlamásolatok, devizaátutalási megbízás, kiegészítő szelvény, és forintban történő kifizetés esetén a PF-1 átutalási megbízás) benyújtja a KPSZE felé, figyelembe véve a számlák fizetési határidejeit,
c) nyilvántartja a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok teljesített kifizetéseit, beleértve a kapcsolódó hazai társfinanszírozásból származó összegek adatait is,
d) havi rendszerességgel pénzügyi jelentést készít a fejlesztési feladatok pénzügyi helyzetét illetően a hazai társfinanszírozás tekintetében, valamint benyújtja azt a KPSZE felé a meghatározott határidőre, a benyújtást megelőző hónapra vonatkozó adatokkal.
26. § A fejezet - az Ámr. vonatkozó előírásai alapján - felelős a feladatfinanszírozási okmányok időben történő benyújtásáért a Kincstár felé.
27. § Minden, az Európai Bizottság és a felelős hatóság által kért adatot, információt a szakmai közreműködő szervezet - ha az említett felek másképp nem rendelkeznek - legkésőbb 10 munkanapon belül rendelkezésre bocsát, szükség esetén nyilvántartásaiba betekintést biztosít.

Költségigazolási tevékenység

28. § A közösségi előírásokkal összhangban a végső elszámoláskor a költségnyilatkozat pontosságát és megfelelőségét, a fejlesztési feladatok lebonyolításában részt vevő szervek irányítási és ellenőrzési rendszereinek hatékony működését, továbbá utóbbiak jogszabályi előírásokkal és a közösségi politikákkal való összhangját a KEHI igazolja.
29. § A végső elszámolás alátámasztásához és az igazolás kiállításához a KEHI jogosult kiegészítő információ kérésére a felelős hatóságtól, a KPSZE-től és a szakmai közreműködő szervezetektől, melyet azok kötelesek rendelkezésre bocsátani.

V. Fejezet

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG FELÉ TÖRTÉNŐ ELSZÁMOLÁST SZOLGÁLÓ KÖNYVVEZETÉS ÉS ADATSZOLGÁLTATÁS RENDJE

30. § (1) A Schengen Alap támogatással kapcsolatos, az Európai Bizottság felé történő elszámolást szolgáló könyvvezetési, beszámolási és adatszolgáltatási kötelezettségnek az e rendelet szerinti elkülönített, eredményszemléletű kettős könyvviteli nyilvántartással kell eleget tenni.
(2) Az (1) bekezdés szerinti számviteli nyilvántartást a Számviteli törvényben foglalt számviteli alapelvek figyelembevételével kell vezetni.
(3) A szakmai közreműködő szervezetek, illetve a felügyeletüket ellátó fejezet az államháztartási pénzügyi információs rendszer működtetéséhez és a zárszámadás összeállításához szükséges adatokat az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetés kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, illetve a kincstári elszámolások beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 240/2003. (XII. 17.) Korm. rendelet 8. számú melléklete szerinti adatszolgáltatási kötelezettségük teljesítésével biztosítják.
(4) A számviteli nyilvántartás vezetésére olyan számviteli szoftvert kell alkalmazni, amelyben a követelések és kötelezettségek analitikus nyilvántartása a főkönyvi nyilvántartáshoz integráltan kapcsolódik, vagyis az analitikus tételek egyidejűleg, egy adatrögzítéssel bekerülnek az analitikus és a főkönyvi nyilvántartásba is. Ezzel kell biztosítani a főkönyvi és analitikus nyilvántartások automatikus számszaki egyezőségét.
31. § (1) A 30. § (1) szerinti elkülönített számviteli nyilvántartás a KPSZE-nél a Schengen Alap támogatás és a hazai társfinanszírozás elszámolására vonatkozó adatokat tartalmazza.
(2) A KPSZE-nek részletes az (1) bekezdés szerinti feladatok ellátására elkülönített, részletes számviteli eljárásrendet kell készítenie a Schengen Alap támogatással kapcsolatos elkülönített, eredményszemléletű kettős könyvvezetés szabályaira vonatkozóan, amelynek részei:
a) számviteli folyamatok eljárási rendje;
b) számviteli politika, számlatükör, számlarend;
c) bizonylati album.
(3) A számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítésért és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért, annak végrehajtásáért a KPSZE vezetője felelős.
(4) A számviteli nyilvántartások vezetésének irányítására olyan legalább 3 éves számviteli gyakorlattal rendelkező szakembert kell alkalmazni, aki felsőfokú iskolai végzettséggel és emellett legalább mérlegképes könyvelői képesítéssel vagy ezzel egyenértékű képesítéssel rendelkezik, valamint szerepel a Számviteli tv. 151. § (3)-(5) bekezdése szerinti nyilvántartás valamelyikében, és ennek megfelelően rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel (igazolvánnyal).
32. § (1) Az Európai Közösségek által igényelt évközi adatszolgáltatásokat és éves pénzügyi jelentést a KPSZE az általa vezetett nyilvántartás adatai alapján, valamint a szakmai közreműködő szervezetek nyilvántartásaiból nyert, általuk a KPSZE számára megküldött adatok (hazai társfinanszírozás) felhasználásával készíti el.
(2) A KPSZE az elkülönített számviteli nyilvántartásainak vezetése során köteles gondoskodni arról, hogy az alábbi információk folyamatosan rendelkezésre álljanak:
a) a Schengen Alap támogatás összege az Európai Bizottságtól történő beérkezésétől a fejlesztési feladatonkénti felhasználásig és a végső elszámolásig,
b) a megnyitott bankszámlák forgalma,
c) a követelések és kötelezettségek,
d) a megkötött szállítói szerződések.
33. § (1) A KPSZE-nél vezetett elkülönített számviteli nyilvántartásnak biztosítania kell a Schengen Alap támogatás és a hazai társfinanszírozás felhasználásának nyomon követését.
(2) A szakmai közreműködő szervezeteknek a KPSZE által kért rendszeres és soron kívüli adatszolgáltatásokat a KPSZE által megadott határidőre teljesíteniük kell.
34. § A KPSZE számviteli nyilvántartásaiban szereplő hazai társfinanszírozásra vonatkozó kifizetések összegét legalább negyedévente tételesen egyeztetni kell a társfinanszírozást biztosító fejezetek államháztartási könyvvezetéséből származó kifizetési adatokkal.

VI. Fejezet

ELLENŐRZÉS

Pénzügyi irányítás és ellenőrzés

35. § (1) A pénzügyi irányítási és ellenőrzési tevékenység tekintetében az Áht., valamint az Ámr. előírásai az irányadók, az e fejezetben foglalt kiegészítésekkel.
(2) A felelős hatóság, a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek
a) olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert alakítanak ki és működtetnek, amely biztosítja, hogy a szervezetek tevékenysége szabályszerű és megfelelően szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes, az információk pontosak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak,
b) a tervezés, pénzügyi lebonyolítás és ellenőrzés feladatait funkcionálisan elkülönítik, ezen feladatok megfelelő szabályozásáról a vonatkozó belső szabályzataikban gondoskodnak,
c) teljes tevékenységükre vonatkozóan biztosítják a „négy szem elvének” érvényesülését,
d) gondoskodnak az ellenőrzési nyomvonal kialakításáról és az esetleges változások haladéktalan átvezetéséről.
36. § (1) A közbeszerzési eljárás során, valamint a kifizetések teljesítését megelőzően a KPSZE-nek ellenőriznie kell, hogy
a) a közösségi politikákkal összhangban van,
b) a versenypolitikai szabályoknak megfelel,
c) az állami támogatásokra (beleértve a támogatások halmozódására vonatkozó szabályokat is), a közbeszerzésre, a környezetvédelemre, az európai közlekedési hálózatra, az esélyegyenlőségre, a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó előírásoknak megfelel,
d) a támogathatósági követelményeknek megfelel.
(2) A pénzügyi lebonyolítás során kockázatelemzés alapján a szakmai projektfelelősnek biztosítania kell a kifizetéseket megelőző helyszíni ellenőrzések lefolytatását, melyek keretében ellenőrizni kell a Schengen Alap támogatások megfelelő előrehaladását, valamint azt, hogy a benyújtott számla összhangban van a szerződéses feltételekkel, a fizikai és teljesítmény mutatószámok teljesítésével.
37. § (1) A Schengen Alap támogatás felhasználásában érintett szervek kötelesek a felhasználással kapcsolatos dokumentumokat a program Európai Bizottság által történő végső pénzügyi lezárását követő legalább 3 évig megőrizni, figyelembe véve a számviteli jogszabályok előírásait is.
(2) A szállítói szerződésekben külön pontban szerepeltetni kell a vonatkozó jogszabályokban előírt dokumentációs és megőrzési kötelezettséget, illetve az azoknak, valamint a szerződés megsértése esetén alkalmazásra kerülő szankciókat (pl. visszafizetés).

Belső ellenőrzés

38. § (1) A belső ellenőrzési tevékenység tekintetében az Áht., valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet előírásai az irányadók, az e fejezetben foglalt kiegészítéssel.
(2) A felelős hatóság, a KPSZE, valamint a szakmai közreműködő szervezetek működésének belső ellenőrzését biztosítani kell. A belső ellenőrzési egységek az ellenőrzési jelentéseket kötelesek megküldeni a felelős hatóság vezetőjének is.

10%-os ellenőrzések

39. § (1) A KEHI elvégzi a műveletek mintavételen alapuló - a Schengen Alap menedzsmentjéről és monitoringjáról szóló bizottsági határozat szerinti - 10%-os ellenőrzéseket.
(2) A KEHI-nek ellenőrzései során legalább az alábbiakat kell vizsgálnia:
a) a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek gyakorlati megvalósítását és működésük hatékonyságát;
b) a számviteli nyilvántartásokban a kiválasztott számlák esetében egyeznek-e az adatok a KPSZE-nél, a szakmai közreműködő szervezeteknél és a szállítóknál;
c) az ellenőrzési nyomvonal kielégítő voltát;
d) megfelelő számú egyedi kiadási tétel típusának és ütemezési időpontjának a közösségi követelményeknek, a műveletek jóváhagyott leírásának, valamint a ténylegesen elvégzett munkának való megfelelőségét;
e) az egyes műveletek tényleges vagy szándékolt hasznosításának az Indikatív Programban leírt célokkal való megfelelőségét;
f) a Schengen Alap támogatás előírt mérték szerinti folyósítását, késedelem és levonás nélküli tényleges átutalásának megtörténtét a szállítók felé.
(3) A KEHI a 10%-os ellenőrzésekről éves összesített ellenőrzési jelentést készít, mely tartalmazza az elvégzett kockázatelemzés leírását és a minták kiválasztásának indokolását is.
(4) Az éves összesített ellenőrzési jelentést a KEHI elnöke minden év április 30-ig megküldi az ÁBPE Tárcaközi Bizottság részére. Az ÁBPE Tárcaközi Bizottság köteles a jelentést 30 napon belül megtárgyalni, és véleményével együtt a pénzügyminiszter részére megküldeni, aki 15 napon belül megküldi azt az Európai Bizottság részére.

Ellenőrzési megállapítások és nyilvántartás

40. § (1) Az ellenőrzési megállapításoknak ki kell terjedni az esetlegesen feltárt problémák rendszer jellegére, ennek okaira, az ehhez kapcsolódó intézkedések megtételének szükségességére.
(2) Az e rendeletben nevesített ellenőrzést végző szervezetek
a) nyomon követik a feltárt hiányosságok kapcsán elvégzett pénzügyi korrekciók megfelelőségét és az esetleges rendszerjellegű hibák kiküszöbölése érdekében megtett intézkedéseket;
b) gondoskodnak az ellenőrzési jelentések alapján elkészített intézkedési tervek és az azokban megfogalmazott intézkedések megvalósítását tartalmazó nyilvántartások vezetéséről;
c) biztosítják az ellenőrzési dokumentáció teljességét a programnak az Európai Bizottsággal történő végső pénzügyi lezárását követően legalább 3 évig, figyelembe véve a Számviteli tv. előírásait is.

VII. Fejezet

SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE

41. § (1) A szabálytalanságok felfedése, megfelelő kezelése és jelentése érdekében a felelős hatóság, a KPSZE, valamint a szakmai közreműködő szervezetek kijelölnek egy szervezeti egységet vagy személyt, amely vagy aki felelős:
a) a szabálytalanságok nyilvántartásáért,
b) a szabálytalanságok kivizsgálására és a szükséges intézkedésekre vonatkozó javaslat elkészítéséért,
c) a szabálytalanságokkal kapcsolatos döntések végrehajtásának nyomon követéséért,
d) a szabálytalanságokkal kapcsolatos negyedéves jelentések összeállításáért.
(2) A szabálytalansági jelentési rendszer koordinációjáért - amely biztosítja a szabálytalanságokkal kapcsolatos információáramlást, a szükséges tájékozottságot és a problémák egységes kezelését - a felelős hatóság a felelős.
(3) A szabálytalanságokkal kapcsolatos teendőket az egyes szervezetek eljárásrendjük önálló fejezeteként kötelesek részletesen szabályozni.
42. § (1) A fejlesztési feladatok lebonyolítása során a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek a tapasztalt csalásokról, szabálytalanságokról, valamint az Európai Közösségek pénzügyi érdekeit hátrányosan érintő egyéb illegális tevékenységekről vagy azok alapos gyanújáról haladéktalanul kötelesek tájékoztatni a felelős hatóság vezetőjét és az OLAF Koordinációs Irodát, továbbá intézkedni:
a) a fejlesztési feladatok előírásai szerinti, illetve a szabályszerű lebonyolítás érdekében szükséges korrekciókról,
b) a személyi felelősség megállapításáról,
c) a szabálytalansággal érintett összegnek a szabálytalanság felfedezésétől számított két hónapon belüli behajtásáról.
(2) A KPSZE és a szakmai közreműködő szervezet vezetője a megtett intézkedésekről és azok eredményeiről azonnal kötelesek tájékoztatni a felelős hatóság vezetőjét és az OLAF Koordinációs Irodát.
(3) A felelős hatóságnál, a KPSZE-nél, valamint a szakmai közreműködő szervezeteknél alkalmazásban álló, illetve a pályázatok elbírálásában részt vevő minden személynek összeférhetetlenségi és pártatlansági nyilatkozatot kell tennie.
(4) A felelős hatóság jogosult bármikor információt kérni a KPSZE-től, valamint a szakmai közreműködő szervezetektől a Schengen Alap támogatás felhasználásával kapcsolatban. A KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek kötelesek megadni ezen információt a felelős hatóságnak.
(5) A KPSZE és a szakmai közreműködő szervezet vezetője a fejlesztési feladatok lebonyolítása során tapasztalt szabálytalanságokról vagy visszaélésekről, illetve amennyiben nem merült fel szabálytalanság vagy visszaélés, akkor ennek tényéről negyedévente jelentés formájában értesíti a felelős hatóság vezetőjét.
(6) A KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek vezetője negyedévente tájékoztatják a felelős hatóság vezetőjét a behajtott összegek újrafelhasználásának módjáról.
43. § (1) Szabálytalanság esetén alkalmazható szankciók:
a) a folyósítás felfüggesztése,
b) a szállítói szerződés felmondása és a kifizetett támogatási összeg teljes egészének vagy egy részének visszafizettetése,
c) a szállítói szerződéstől való elállás,
d) a szállító valamennyi támogatási rendszerből történő kizárása,
e) a büntető-, polgári jogi és fegyelmi eljárások kezdeményezése.
(2) Az (1) bekezdés a)-d) pontjában felsorolt szankciók foganatosításáért a felelős hatóság a felelős.
(3) Az (1) bekezdés e) pontjában foglalt szankciókat a felelős hatóság, a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek vezetői kezdeményezik az illetékes hatóságoknál, illetve bíróságokon.
44. § (1) Minden negyedévet követő két hónapon belül a felelős hatóság a fejlesztési feladatok lebonyolítása során tapasztalt szabálytalanságokról vagy visszaélésekről, az ezekkel kapcsolatban megtett intézkedésekről, valamint a folyó államigazgatási, bírósági eljárások helyzetéről, illetve amennyiben nem merült fel szabálytalanság vagy visszaélés, ennek tényéről köteles jelentést küldeni a SATB és - az OLAF Koordinációs Irodán keresztül - az Európai Bizottság és az EU Csalás Ellenes Hivatala (OLAF) részére.
(2) A felelős hatóság jelentésének alapját a KPSZE és a szakmai közreműködő szervezetek vezetői által benyújtott negyedéves jelentések adják.
45. § (1) A pályázatokban jelezni kell és a szállítói szerződésnek tartalmazni kell felhatalmazást az azonnali inkasszó - kivéve központi költségvetési szerv esetén - benyújtására, szabálytalanság, illetve eltérés megállapításának esetére.
(2) Amennyiben valamely központi költségvetési szerv a szállító, a vitás ügyeket a felek egymás között rendezik.
46. § A szállító köteles belső szabályozásában és szerződéseiben a személyi és anyagi felelősséget meghatározni.
47. § A Kincstárban működő Országos Támogatási Monitoring Rendszer a szakmai közreműködő szervezetek adatszolgáltatása alapján az Ámr. VIII. fejezetében foglaltak szerint látja el feladatait.
48. § (1) A felelős hatóság kezdeményezésére a szakmai közreműködő szervezetek intézkednek a Schengen Alap támogatás jogosulatlan vagy szabálytalan utalásból, illetve felhasználásból eredő összegének visszautalásáról a KPSZE euró számlájára.
(2) A felelős hatóság kezdeményezésére a KPSZE intézkedik a visszafizetendő Schengen Alap támogatás összegének és nettó kamatának (kamatból levonva a bankköltség) az Európai Bizottság felé történő mielőbbi visszautalásáról.
(3) Amennyiben a felelős hatóság kezdeményezésére szakmai közreműködő szervezetek visszafizetésre vonatkozó intézkedése eredménytelennek bizonyul, a szabálytalanul vagy jogtalanul felhasznált Schengen Alap támogatás visszautalásáról a KPSZE euró számlája javára a Schengen Alap támogatásból finanszírozott fejlesztési feladatok hazai társfinanszírozási részét biztosító fejezet köteles gondoskodni a fejezet költségvetésének terhére.
(4) Amennyiben a szabálytalanságban érintett összeg 2 hónapon belüli behajtása sikertelennek bizonyul, az összeget a fejlesztési feladat szakmai lebonyolításáért felelős fejezet költségvetésének terhére kell elszámolni. Amennyiben a szabálytalanságban érintett összeg a későbbiekben behajtásra kerül, a szakmai közreműködő szervezet gondoskodik annak a fejlesztési feladat szakmai lebonyolításáért felelős fejezet költségvetése részére történő visszatérítéséről.
49. § (1) A Schengen Alap támogatás jogosulatlan vagy szabálytalan felhasználásából eredő felelősség a szakmai közreműködő szervezetet, a visszafizetendő összeg az adott fejlesztési feladat szakmai lebonyolításáért felelős fejezetet, illetve annak jogutódját terheli.
(2) A felelős hatóság vezetője köteles tájékoztatni
a) minden esetben a szakmai közreműködő szervezet és a KPSZE vezetőjét a visszafizetési felszólítás kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül, továbbá
b) a visszafizetési felszólítás kézhezvételétől számított 30 munkanapon belül a Kormányt is, amennyiben a visszafizetési felszólításban szereplő összeg meghaladja az 1 000 000 eurót.
(3) Amennyiben a visszafizetési felszólítást az Európai Bizottsággal szemben a felelős hatóság vezetője vitatja,
a) a vita rendezésének - és a szakmai közreműködő szervezet és a KPSZE vezetőjének folyamatos tájékoztatása melletti - felelőssége és költségei is őt terhelik;
b) az 1 000 000 eurót meghaladó visszafizetési felszólítások esetén köteles állásfoglalást kérni a Kormánytól.
(4) Amennyiben a visszafizetési kötelezettség a KPSZE-nek felróható okból keletkezett, akkor a KPSZE felügyeletét ellátó szerv köteles haladéktalanul intézkedni az elszámolásról és a pénzügyi rendezésről az (1) bekezdésben meghatározott, Európai Bizottság felé való visszafizetési kötelezettséget teljesített szerv részére.

VIII. Fejezet

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Az Európai Unió jogának való megfelelés

50. § E rendelet a Schengen Alap menedzsmentjéről és monitoringjáról szóló bizottsági határozattal való megfelelést szolgálja.
51. § (1) Ez a rendelet a Schengen Alap menedzsmentjéről és monitoringjáról szóló bizottsági határozat hatálybalépésének napján lép hatályba.
(2) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg az Ámr. 4. számú melléklete a következő rendelkezésekkel egészül ki:
„
Fejezet	Cím	Alcím	Jogcím csoport	Jogcím	Kiemelt előirányzat neve
XI.	Belügyminisztérium
19				Fejezeti kezelésű előirányzatok
2			Ágazati célfeladatok
66		Schengen Alap
XV.	Gazdasági és Közlekedési Minisztérium
25				Fejezeti kezelésű előirányzatok
2			Ágazati célelőirányzatok
46		Schengen Alap
XXII.	Pénzügyminisztérium
13				Fejezeti kezelésű előirányzatok
2			Ágazati célelőirányzatok
30		Schengen Alap
”