269/2017. (IX. 13.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról

A Kormány a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Alaptörvény 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva a következőket rendeli el:
1. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) „Irattározás” alcíme a következő 63/A. és 63/B. §-sal egészül ki:
„63/A. § (1) A 3. mellékletben meghatározott államigazgatási szervek központi irattározásával kapcsolatos, a 4. mellékletben meghatározott feladatokat - a 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel - a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) látja el.
(2) A 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel
a) a 3. mellékletben meghatározott szervek számára a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatásokat kizárólag a központi szolgáltató nyújtja, és
b) a 3. mellékletben meghatározott szervek az a) pont szerinti szolgáltatásokat a központi szolgáltatótól veszik igénybe.
(3) A központi szolgáltató a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatásokat a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel (a továbbiakban: miniszter) kötött közszolgáltatási szerződés (a továbbiakban: közszolgáltatási szerződés) alapján nyújtja, amelyben a felek rögzítik az elvárt szolgáltatások körét, a szolgáltatások elvárt szintjét, valamint az általános szakmai követelményeket.
(4) A közszolgáltatási szerződésben foglalt követelmények meghatározását, tervezését és ellenőrzését a miniszter végzi.
(5) A közszolgáltatási szerződés rögzíti a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatások igénybevételére kötelezett szerv részvételének módját és feltételeit a közszolgáltatási szerződésben foglalt követelmények teljesülésének tervezésében és ellenőrzésében.
(6) A miniszter - a miniszter és a 3. mellékletben meghatározott szervek költségvetési fejezetét irányító miniszterek közötti megállapodás alapján történő előirányzat-átcsoportosítást követően - biztosítja a közszolgáltatási szerződésben foglalt szolgáltatások ellátásának fedezetét, amely kizárólag a közszolgáltatási szerződés alapján a 3. mellékletben meghatározott szervek részére a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatások központi szolgáltató általi ellátásának finanszírozására szolgál. A közszolgáltatási szerződésben nem rögzített egyedi igények kielégítésére a 3. mellékletben meghatározott szervek egyedi szolgáltatási megállapodást kötnek a központi szolgáltatóval.
(7) Az egyedi szolgáltatási megállapodás költségvetési fedezetét a megállapodást kötő szerv biztosítja.
(8) A közszolgáltatási szerződésben és az egyedi szolgáltatási megállapodásban meghatározott szolgáltatási díjak nem haladhatják meg a központi szolgáltatónak a szolgáltatásnyújtással összefüggésben felmerült igazolható költségeit, valamint egy észszerű nyereséghányadot. E követelmény teljesüléséről a miniszter gondoskodik.
63/B. § (1) A miniszter egyedi kérelemre felmentést adhat a központi szolgáltató igénybevételének kötelezettsége alól, ha
a) a 3. mellékletben meghatározott szerv az iratok állagának védelme tekintetében, valamint adatvédelmi és adatbiztonsági szempontból megfelelő irattárral és elégséges irattári kapacitással rendelkezik,
b) a központi szolgáltató igénybevétele a jogszabályban előírt feladatok határidőben történő teljesítését veszélyezteti, vagy
c) a 3. mellékletben meghatározott szerv jogszabály szerinti közfeladatának ellátásához szükséges speciális szolgáltatási szint az egyedi esetben más módon hatékonyabban biztosítható.
(2) A 3. mellékletben meghatározott szerv a központi szolgáltató 4. mellékletben meghatározott szolgáltatását
a) nem veheti igénybe a minősített irat;
b) nem köteles igénybe venni
ba) a személyügyi nyilvántartásának körébe tartozó irat,
bb) a gazdálkodásával összefüggésben keletkezett irat,
bc) az ellenőrzésével kapcsolatos irat,
bd) a diplomáciai és konzuli küldemény,
be) a protokollirat,
bf) a közhiteles nyilvántartások alapiratai,
bg) az európai uniós támogatásokkal és a pályázatkezelési feladatokat törvény alapján közfeladatként ellátó szerv által kezelt, hazai közfinanszírozású programok és projektek támogatásával kapcsolatos irat
tekintetében.
(3) A 3. mellékletben meghatározott szerv a kezelésében lévő papíralapú iratok mennyiségéről, évköréről és ügyköréről az iratkezelési szoftverben nyilvántartást vezet.
(4) A 3. mellékletben meghatározott szerv a tárgyév március 31-ig tájékoztatja a minisztert a következő évben a központi szolgáltató részére központi irattározásra átadni tervezett, 5 évnél régebbi, 5 éven túl megőrzendő iratok mennyiségéről.
(5) A 3. mellékletben meghatározott szerv a központi szolgáltató számára kizárólag az előre tervezett és a miniszter által jóváhagyott mennyiségű iratot adhatja át.”
2. § Az R. 67/A. §-a a következő (1a) és (1b) bekezdéssel egészül ki:
„(1a) A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben a 3. mellékletben meghatározott szerveknél ellenőrzi az iratkezelési szabályok betartását, különösen
a) a köziratok megőrzéséhez szükséges megfelelő irattári férőhely rendelkezésre állását,
b) az iratrendezési, selejtezési feladatok ütemezett végrehajtását,
c) az elektronikus belső ügymenetre vonatkozó előírások betartását.
(1b) Ha a miniszter ellenőrzési feladatkörében észleli, hogy a köziratok biztonságos megőrzéséhez szükséges irattári férőhely a 3. mellékletben meghatározott szervnél nem biztosított, az iratkezelő szerv vezetőjét felhívja a központi szolgáltató szolgáltatásának igénybevételére.”
3. § Az R. a következő 71. §-sal egészül ki:
„71. § A 3. melléklet szerinti szerv által iratkezelési és irattározási szolgáltatás igénybevételére a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 269/2017. (IX. 13.) Korm. rendelet hatálybalépését megelőzően kötött szerződés megszűnését követően a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatásokra új szerződés - a 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel - kizárólag a központi szolgáltatóval köthető.”
4. § (1) Az R. az 1. melléklet szerinti 3. melléklettel egészül ki.
(2) Az R. a 2. melléklet szerinti 4. melléklettel egészül ki.
5. § Az R.
a) 67/A. § (1) bekezdésében a „köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium (a továbbiakban: minisztérium)” szövegrész helyébe a „miniszter”,
b) 67/A. § (3) és (5) bekezdésében a „minisztérium” szövegrész helyébe a „miniszter”,
c) 67/B. § (2) bekezdésében a „minisztérium” szövegrész helyébe a „miniszter által vezetett minisztérium”
szöveg lép.
6. § Ez a rendelet a kihirdetését követő napon lép hatályba.